Al jaren proberen organisaties grip te krijgen op de inkoopkosten. Vaak wordt gestart met het focussen op de inkoopfacturen. Alle inkoopfacturen opgeteld bepalen de totale inkoopkosten. De gedachte is om grip te krijgen op de inkoopfacturen en daarmee grip op de inkoopkosten. Rondom de inkoopfactuur wordt een goedkeuringsworkflow gebouwd met een autorisatieschema.
Om de inkoopfacturen sneller en goedkoper te kunnen verwerken is in de vorige eeuw bedacht om de inkoopdocumenten te scannen. De afbeelding werd vervolgens door middel van optische tekenherkenning (Optical Character Recognition (afgekort OCR)) software te bekeken.Echter geen enkele OCR oplossing is 100% nauwkeurig. De kwaliteit van de documenten en het gebruikte lettertype zijn bepalend. Het onderscheiden van een nul en de letter O is lastig.
Deze aanpak bleek onlogisch en ineffectief te zijn.
Spend Management bij mij thuisLaten we ons verplaatsen naar mijn thuissituatie om dit uit te leggen.
Ook thuis ontvang ik inkoopfacturen. Stel ik ontvang papieren facturen in mijn brievenbus of modern via een email in PDF formaat met het verzoek om te betalen. Als ik de facturen verwacht ben ik akkoord. Echter als ik deze facturen niet verwacht zal een factuur vragen oproepen.
Stel dat vrijwel alle ontvangen facturen onverwacht bij mij binnenkomen, dan is dit uiteraard onacceptabel. Zeker als blijkt dat gezinsleden allerlei artikelen besteld hebben zonder dit vooraf te hebben afgestemd en/of medegedeeld. Ik kan het oneens zijn met de aankopen, maar als de schoenen of de PlayStation zijn afgeleverd zullen de leveranciers betaald moeten worden.
Ik ben ervan overtuigd dat ook u verbaasd bent en het onacceptabel vindt als u voornamelijk onverwachts facturen ontvangt en die vervolgens noodgedwongen moet betalen.
Uiteraard bepalen we thuis vooraf waar we ons geld aan gaan uitgeven, de spullen worden in goed overleg besteld. Zodra de inkoopfactuur binnenkomt en klopt gaan we de leverancier betalen.
Spend Management binnen uw organisatie
Laten we ons weer verplaatsen naar uw organisatie. Ook daar zijn onverwachte inkoopfacturen onacceptabel. Focus op de inkoopfactuur goedkeuring blijkt onlogisch en niet effectief.
Onverwachte inkoopfacturen voorkomen kan uitsluitend door de focus te verplaatsen. Bepaal vooraf wat er besteld moet gaan worden bij welke leverancier en voor welke prijs. Bepaal welke budgethouder(s) deze kosten moet(en) autoriseren. Bestel de goederen en diensten en controleer dat de levering van de goederen en diensten heeft plaatsgevonden.
Is dit het geval, dan verwacht u de inkoopfactuur en kan deze meteen automatisch gematched worden met de inkooporder en betaald worden. Uiteraard blijft de inkoopfactuur een wettelijk document waarop de betalingsverplichting aan een leverancier is weergegeven. Maar daar blijft het bij. Voor Spend Management is de inkoopfactuur namelijk niet interessant.
