Iedere organisatie die werkt met Unit4 Financials (Coda) is bekend met de workflow autorisatie. Dit autorisatieproces is in te richten voor de volgende processen:
- Het aanvragen van offerte / goederen en / of diensten tot en met het goedkeuren van de inkooporder;
- Het goedkeuren van de inkoopfactuur.
Een punt waar iedere organisatie en accountantskantoor de nadruk op legt is het autorisatieproces voor het verwerken van wijzigingen op de crediteurstamgegevens. In de praktijk wordt tijdens de jaarlijkse controle vaak door accountantskantoren aan de organisatie vragen gesteld als:
- Hoe kan ik binnen Unit4 Financials zien welke gebruiker de gegevens heeft gewijzigd?
- Hoe kan ik binnen Unit4 Financials zien welke gebruiker deze wijzigingen heeft goedgekeurd?
- Hoe kan ik binnen Unit4 Financials zien op welke datum deze wijzigingen hebben plaatsgevonden?
Voor het beantwoorden van deze vragen werd een rapport aangemaakt dat vaak werd ontwikkeld buiten Unit4 Financials. De kern van bovenstaande vragen is eigenlijk terug te brengen naar de volgende vraag:
“Is het mogelijk om binnen Unit4 Financials te zien door wie en wanneer de crediteurstamgegevens zijn gewijzigd, wat de wijzigingen zijn en door wie ze zijn goedgekeurd?”
Tot en met versie 13 was het antwoord hierop dat Unit4 Financials hiervoor nog geen standaard functionaliteit had.
In versie 14 is het goedkeuringsproces geoptimaliseerd!
Unit4 heeft een nieuwe workflow definitie ontwikkeld, te weten de autorisatiestroom op elementen. De organisatie kan, door middel van het instellen van een regel, bepalen voor welke wijzigingen de workflow een elektronische goedkeuringsaanvraag dient te versturen. Er kan bijvoorbeeld worden ingesteld dat er te allen tijde een goedkeuring nodig is in geval van een wijziging van het bankrekeningnummer.
Alle gegevens betreffende de wijzigingen worden in de tabellen vastgelegd en worden duidelijk getoond aan de gebruiker. Elke wijziging wordt bijgehouden en getoond. De wijzigingen zijn binnen Unit4 Financials door middel van een menuoptie aan de gebruiker te raadplegen. Met deze nieuwe functionaliteit is het niet meer nodig om maatwerk en rapportage te gebruiken.
Om deze nieuwe functionaliteit te kunnen gebruiken dient de inrichting van Unit4 Financials op sommige punten aangevuld en aangepast te worden.
Hoe ziet het geoptimaliseerde proces eruit?
Op basis van een notitie wordt de gewenste wijziging door de crediteurenadministratie verwerkt. Deze notitie kan als bijlage aan de stamgegevens van de crediteur worden gekoppeld. Vervolgens zal Unit4 Financials bij het opslaan van de nieuwe gegevens, conform de gedefinieerde regels, een workflow opstarten. De workflow zal een elektronische melding sturen naar de medewerker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de wijzigingen. Deze melding kan plaatsvinden in de vorm van een e-mail of een melding tijdens het inloggen in Unit4 Financials.
Het is mogelijk om de betalingsoptie te activeren na goedkeuring van de wijziging. Dit heeft als voordeel dat rekeningen van de betreffende crediteur niet betaald worden voordat er goedkeuring is verleend aan de wijziging.
Hoewel ik me tijdens het schrijven van deze blog gefocust heb op het goedkeuringsproces bij het aanmaken of wijzigen van stamgegevenscrediteur, is deze oplossing ook te gebruiken voor alle stambestanden element binnen Unit4 Financials.
Bent u nieuwsgierig geworden hoe dit proces voor uw organisatie optimaal ingezet kan worden? Neem dan vrijblijvend contact op met Solmate.
