Onder meer bij upgrades en migraties blijkt het meenemen van oude instellingen in de database te zorgen voor onvoorziene storingen. Dat geldt bijvoorbeeld bij het meenemen van PDL lines. Deze voorgedefinieerde regels zijn optionele instellingen die alleen in de FAT client toegevoegd konden worden aan het stambestand-document. Enkele voorbeelden van PDL lines zijn: een maximaal aantal regels per document, bedrag, externe referenties en BTW-bedrag. PDL lines zijn functioneel niet te wijzigen in de Web client en zijn zelfs niet zichtbaar.
Misvatting
Als er invoersjablonen voor documenten zijn worden de PDL lines niet meer gebruikt, maar soms hangen deze PDL lines in de database nog wel aan het document. Maar al te vaak wordt er bij een upgrade of een migratie niet of veel te kort stil gestaan bij de essentiële vraag: “Welke gegevens hebben we nu écht nodig?”
De meegenomen instellingen hebben ook niet altijd directe gevolgen. Gedacht wordt bovendien: “Zolang deze voorgedefinieerde regels niet worden overschreden, zitten ze ook niet in de weg.” Een misvatting.
Upgrade naar Unit4 Financial V14
Het tegendeel is waar. Bijvoorbeeld bij uw upgrade naar Unit4 Financials V14. De voorgedefinieerde regels hangen nog aan de oude documenten en er worden nieuwe document aangemaakt op basis van het oude document. De PDL lines zullen dus ‘onder water’ worden meegenomen. De PDL lines verwijderen door in te loggen op de FAT client is niet meer mogelijk want de FAT client is er niet meer.
‘Customized’ invoersjablonen
Een ander voorbeeld zijn ‘customized’ invoersjablonen. Ook deze worden vaak meegenomen bij een upgrade. Wanneer na de upgrade een kolom aan het invoersjabloon wordt toegevoegd, verspringt het geheel.
De vraag ook hier is: “Hebben we na de upgrade dit ‘customized’ invoersjabloon nog wel nodig?” Tegenwoordig is er ook heel veel mogelijk met de standaardfunctionaliteit van Unit4 Financials.
Tijd en geld besparen
Het bepalen van waardevolle gegevens die meegenomen moeten worden bij een upgrade naar bijvoorbeeld Unit4 Financials V14 is in mijn ogen het belangrijkste om onnodige problemen te voorkomen. Uiteraard begrijp ik dat dit in de praktijk niet altijd even gemakkelijk is wegens tijd/personele bezetting en/of budget. Ik ben er echter van overtuigd dat het even goed kijken naar de nieuwe functionaliteiten van Unit4 Financials en de oude instellingen zinvol is en dat dat het vooraf analyseren veel tijd en geld bespaart.
Om optimaal gebruik te maken van uw gehele inrichting van uw financieel systeem raden wij in de meeste gevallen aan om uw financiële processen in het geheel te analyseren en op basis daar van een besluit te nemen. Hiervoor heeft Solmate de Scan Optimalisatie Financiële Processen ontwikkeld.
