Het valt me op dat in economisch zware tijden veel meer op de kosten wordt gelet, dan in tijden van voorspoed. Een gemiste kans, immers besparen op inkopen is altijd interessant.
Laten we starten met het in kaart brengen van de bedrijfsuitgaven. Uit uw financiële administratie blijkt de hoogte van uw jaarlijkse uitgaven. Deze kosten kunnen worden verbijzonderd naar leverancier en kostensoort. Dit geeft inzicht, zeker als meerdere jaren met elkaar vergeleken worden. Dan rijst de vraag, in hoeverre heeft u grip op dit (ongetwijfeld) enorme bedrag?
Een belangrijke indicator is de mate van grip. De uitgaven waarop u grip heeft, uitgedrukt in een percentage van de totale uitgaven. Internationaal wordt hiervoor de term ‘spend under management’, afgekort SUM, gebruikt. Dit percentage kan dienen als een KPI voor inkoop en daarnaast als een benchmark.
Volgens analisten scoort een gemiddeld presterende organisatie een ‘spend under management’ van 55%. Terwijl een best-in-class organisatie tot 85% komt.
De definitie van de term ‘spend under management’ lijkt eenvoudig. Echter de term ‘under management’ is multi-interpretabel. Valt naast de inkoopafdeling het hoger management en de controllers ook, of juist niet, onder het begrip management? Wanneer valt iets ‘under management’? Ikzelf vertaal de term liever in ‘de mate waarin de uitgaven worden beheerd’.
Besparen op uitgaven?
Met het contracteren van zoveel mogelijk leveranciers bent u er niet. Contracten leveren inzicht, maar niet automatisch besparingen op. De contracten moeten ‘gemanaged’ worden. Ontoereikende bestelsystemen, geen koppeling tussen orders en contracten, geen spend analyse op leveranciersniveau enzovoort, zijn er nog andere oorzaken waardoor de beoogde besparingen uitblijven.
De trend is om steeds meer uit te besteden. Vaak ligt een contract met een scala van inspannings- en prestatieafspraken daaraan ten grondslag. Het is lastig om een dergelijk contract te controleren, zeker niet als er geen mensen zijn aangewezen die daarvoor verantwoordelijk zijn. Daarnaast zijn er altijd nog leveranciers die zich aan de achterdeur melden, om producten en diensten aan te bieden die niet gecontracteerd zijn. Het op eigen houtje inkopen buiten bestaande contracten om, het zogenaamde Maverick Buying, moet natuurlijk voorkomen worden.
Dit is meestal niet het meest uitdagende terrein voor inkoop, maar kan wel een significante bijdrage leveren aan de ondernemingsresultaten.
Ik pleit voor een samenwerking tussen inkoop, de financiële afdeling en de business om de uitgaven te beheren.
Als ik uitga van een indirecte spend van 10 miljoen euro. Stel daarbij dat de inkoopprijs van ‘managed spend’ gemiddeld 10% lager ligt ten opzichte van ‘unmanaged spend’, wat mij betreft een conservatieve inschatting. Het verhogen van het SUM van de gemiddelde 55% naar de gewenste 85%, zal dan een inkoopbesparing opleveren van € 300.000. Dit komt direct het bottom line resultaat ten goede. Daar valt nog wel een realistische business case voor te maken.