Elk nadeel heb z’n voordeel: gedeelde parameters en Element Autorisatie

Elk nadeel heb z’n voordeel, is een bekend gezegde van Johan Cruijff. Dit geldt voor veel dingen in het leven, zo ook voor functionaliteiten binnen Unit4 Financials. Wij zien bijvoorbeeld dat klanten gebruikmaken van 'Gedeelde parameters’ en de ‘Element Autorisatie’. Hoewel dit voor veel efficiëntie zorgt als je het goed toepast, bezorgt het ook veel kopzorgen als je niet voorzichtig genoeg bent.

We nemen je mee in de twee functionaliteiten en de cruciale aandachtspunten.

Gedeelde parameters & elementgroepen

Het voordeel
Je hebt binnen Unit4 Financials de optie om bij het onderhoud van een groep ook direct de elementen, die gekoppeld zijn aan deze groep, te wijzigen. Hierdoor hoef je niet ieder element apart te openen om deze aan de groep toe te voegen of te verwijderen.

Het onderhoud van een gedeeld element is alleen mogelijk vanuit het bronbedrijf. Als je een aanpassing maakt in het element, dan wordt dat element in alle onderliggende bedrijven direct aangepast. Het is niet mogelijk om in een onderliggend bedrijf een element aan te passen.

Maar let op
Je kan wel elementen toevoegen aan onderliggende bedrijven, maar dit kan vervelende consequenties hebben. Als je via ‘onderhoud’ - ‘stambestand’ – ‘groep’ een element toevoegt aan een groep in een onderliggend bedrijf, dan wordt deze wijziging opgeslagen zonder foutmelding.

Vervolgens loopt het stambestand-element niet meer gelijk in het bronbedrijf en de onderliggende bedrijven. Dit betekent ook dat het onderhoud van het element in het bronbedrijf niet meer mogelijk is, omdat de elementen niet meer identiek zijn.

Advies
Wij adviseren je om via een elementsjabloon óf via het stambestand-element te werken. Elementengroepen laat je vervolgens beheren door gebruikers met een andere bevoegdheid dan de gebruikers die de stambestanden-groep beheren. Zo voorkom je het eerdergenoemde risico.

Element Autorisatie werkstroom en elementgroepen

Het voordeel
Een standaard workflow die nu bij Unit4 Financials wordt meegeleverd is de Element Autorisatie. Met deze workflow bouw je eenvoudig een goedkeuring in bij het toevoegen van nieuwe relaties en het aanpassen van bankgegevens van leverancierselementen. Zo stel je bijvoorbeeld het vier-ogen principe in bij wijzigingen aan bankgegevens.

Je configureert de structuur van de invoerders en goedkeurders binnen deze standaard workflow door een positie hiërarchie te gebruiken, of door gebruik te maken van elementverantwoordelijkheden.

Als je met gedeelde parameters werkt, hoeft de elementautorisatie werkstroom alleen in het moederbedrijf ingericht te worden. Zo is de functionaliteit direct ook in alle dochterbedrijven van toepassing.

Maar let op
Ook hier kan de functionaliteit voor het onderhoud van groepen onverwachte resultaten geven. Als een gebruiker via ‘onderhoud’ – ‘stamgegevens’ – ‘groepen’ de lijst van gekoppelde elementen wijzigt, wordt dit opgeslagen zonder dat de autorisatieworkflow wordt gestart. Dit is zelfs het geval als je in de configuratie van de autorisatieworkflow instelt dat wijzigingen van groepen op elementen een autorisatieworkflow moet activeren.

Advies
Ook hier bevelen we aan om het onderhoud van elementgroepen zorgvuldig te beheren. Het onderhoud van elementgroepen configureer je via een elementsjabloon en niet via de stambestanden elementgroep. Soms worden elementgroepen ook gebruikt als selectiecriteria voor het genereren van betaalvoorstellen.

We raden aan om het beheer van groepen alleen mogelijk te maken via het element. Zo draag je er zorg voor dat er geen ongeautoriseerde wijzigingen aan de elementgroep plaatsvinden.

Workflow voor het voorkomen van fouten

Beide functies zorgen voor een aanzienlijke verbetering in het beheer van de stambestanden. Gedeelde parameters besparen je veel werk en de workflow voor elementautorisatie zorgt voor minder fouten in bankgegevens. Maak er dus zeker gebruik van, maar wees wel voorzichtig met de functionaliteiten en het aanbrengen van wijzigingen.

Voorstudie en ondersteuning

Wil je gedeelde parameters gebruiken of de element autorisatie activeren? Dan kan je contact met ons opnemen voor een voorstudie of het bieden van ondersteuning om deze functionaliteiten meer in detail toe te lichten en te activeren.