Lokale en semioverheden werken graag met de betrouwbare systemen van Unit4. De software wordt vanuit het management gekozen vanwege de hoge kwaliteit en vele functionaliteiten. Toch ondervindt Peter van Roekel, consultant bij Solmate, dat er op dat vlak onnodig veel kansen blijven liggen.
Het systeem is tot meer precieze procesinrichting in staat dan de standaardinstellingen laten zien. “Eindgebruikers hebben het idee dat de grenzen van het systeem liggen binnen hoe het wordt opgeleverd. Terwijl je als Unit4-expert weet dat je met een optimalisatiescan tot de echte kracht van Unit4 Financials by Coda komt. Maar ook met quick wins is er al veel meer mogelijk.”
Gemeenten ondersteunen door aanpassingen
Zo werd Peter onlangs ingeroepen door een gemeente om met zijn expertise één van de key users binnen de organisatie vooruit te helpen. Deze medewerker kreeg foutmeldingen bij handelingen die normaliter nooit een issue vormden.
“In eerste instantie begeleid ik de gebruiker bij het analyseren van het probleem door onder andere gebruik te maken van beschikbare logging. Zo leert zij hoe en waar ze, in het Unit4-systeem, een onderliggende oorzaak kan vinden. In het vervolg pakt de gebruiker dit dan zelf op,” vertelt consultant Peter. Hier heeft Solmate een ondersteunende en begeleidende rol.
“Maar,’’ vervolgt hij, “in dit specifieke geval blijkt er diepere toegang en inzage tot logging nodig om de analyse volledig te kunnen inzien. Dit zijn functionaliteiten waar de werknemer helemaal geen toegang toe heeft. Op deze momenten verschuift onze rol van ondersteuning naar dat van expert. We moeten dan mogelijk aanpassingen in autorisaties uitvoeren. Dat raakt onder andere de wet- en regelgeving binnen een overheidsorganisatie.”
Switchen van ondersteunen naar expertise
“Als consultant zet je dan meteen een andere pet op. De eerste vraag die je in zo’n situatie stelt, is: ‘kan je in de autorisatiematrix en inrichting van de gebruikersbevoegdheid (security) een reden vinden waarom de gebruiker geen toegang mag hebben tot deze specifieke logging gegevens?'”
“Binnen een gemeente werk je vaak met meerdere autorisatieniveaus, en niet elke werknemer heeft daarin dezelfde rechten. In deze situatie was er echter geen beveiligingsreden waardoor de gebruiker geen toegang zou mogen hebben tot deze logging. Het systeem was er simpelweg nog niet op ingericht.”
Gebruikers met verschillende rechten
Wat gebeurt er als er wel een logische beveiligingsbeperking is, waardoor de gebruiker niet bij bepaalde data kan? “Ook dan kun je vaak die gebruiker specifieke toegang verlenen tot de applicatie. Dan geef je deze toegang restricties mee. De medewerker heeft dan wel de mogelijkheid om de gegevens in te zien, maar kan deze bijvoorbeeld niet bewerken of extraheren,” legt de consultant uit.
Eindgebruikers essentieel voor Unit4-klantspecifieke inrichting
“Het management binnen een gemeente en Solmate (als implementatiepartner van Unit4) zijn verantwoordelijk voor de implementatie of upgrade van de software, maar de eindgebruikers zijn cruciaal voor de uiteindelijke optimalisatie en het succes ervan. Als het systeem eenmaal draait, merken zij in het dagdagelijkse waar de systemen met meer precisie afgesteld kunnen worden. Hun rol is daarom ook essentieel voor de verfijning van de Unit4-systemen.”
Verborgen functionaliteiten van Unit4
“Er zijn soms verborgen functionaliteiten binnen Unit4, of er komen functionaliteiten beschikbaar wanneer er een nieuwe release is. Dat zijn functies die specifiek voor de organisatie of haar interne processen heel interessant kunnen zijn. Bij de initiële inrichting van Unit4 kan daar geen rekening mee worden gehouden. Het potentiële voordeel daarvan kan op het moment van implementeren niet worden voorzien. Als de gebruikers met de systemen bekend zijn, wordt duidelijk waar aanpassingen doorgevoerd kunnen worden. Dan loont het om een optimalisatiescan of upgrade uit te voeren.”
Optimalisatiescan schept kansen voor jouw gemeente
Door Solmate kun je een optimalisatiescan of een impactanalyse, gevolgd door een upgrade laten uitvoeren. Met deze dienst finetune je de huidige inrichting van de software. Dit is noodzakelijk om het beste uit je processen te halen. Idealiter laat je een optimalisatiescan uitvoeren direct na de implementatie of upgrade van je Unit4-software, en houd je vervolgens de werking up-to-date met upgrades. Een optimalisatiescan toont aan waar de verbeterpunten voor jouw financiële applicaties liggen. Iedere organisatie zit anders in elkaar en met kleine aanpassingen wordt Unit4 Financials by Coda op de wensen van jouw organisatie voor jou geconfigureerd.
Klantspecifieke inrichting voor elke organisatie
Kies je voor een volledige optimalisatiescan, dan is de eerste stap in het proces een scan van de huidige situatie. Hieruit komen aandachtspunten naar voren, bijvoorbeeld op gebied van efficiency, effectiviteit of betrouwbaarheid. Vervolgens wordt er met jouw organisatie een projectplan opgesteld en bepaald wat de primaire oriëntatie is. Dit kan gericht zijn op het proces, de applicatie zelf of informatie. Op deze manier weet je aan het einde van de rit zeker dat je jouw systeem vanuit alle kanten bezien verbetert, maar in het bijzonder op de focusgebieden. Het komt ook voor dat de klantspecifieke inrichting van Unit4-systemen deels of stapsgewijs gebeurt. In dat geval wordt er een projectplan opgesteld.
Quick wins for the big wins
Het grote geluk zit in de kleine dingen. Dat is geen uitspraak die je associeert met complexe overheidssystemen. Toch komt het regelmatig voor dat een organisatie met een paar kleine aanpassingen een veel gebruiksvriendelijker proces ervaart.
“Wanneer er bijvoorbeeld veel terugkerende handelingen zijn, kunnen wij toegevoegde waarde creëren door een efficiëntieslag te maken. Soms is het dan voldoende om een paar workflows in te richten. Daarmee is het dagdagelijks prettiger werken voor de eindgebruikers. Bovendien is een klantspecifieke procesinrichting minder foutgevoelig.”
Solmate aan de slag bij jouw gemeente of organisatie?
Werk je als lokale of semioverheid met Unit4 Financials by Coda? En ben je benieuwd hoe een consultant de werking of processen binnen jouw organisatie kan optimaliseren? Neem dan contact met ons op. Tijdens een vrijblijvend gesprek zullen we de mogelijkheden nader toelichten.
