De gemeente Halderberge draait sinds januari 2021 op Unit4 Financials. Het gloednieuwe financiële systeem is naadloos geïntegreerd met het zaaksysteem waarmee de gemeente uiteenlopende gemeentelijke processen ondersteunt. Het resultaat? Gestroomlijnde, volledig papierloze processen. Betere datakwaliteit. En beduidend minder parafen.

De gemeente Halderberge ligt in het westen van Noord-Brabant en telt zo'n dertigduizend inwoners, woonachtig in vijf kernen. In de kleinste kern, Stampersgat, wonen 1.190 mensen. Oudenbosch, onder meer bekend om z’n karakteristieke basiliek, telt 12.641 inwoners. In die plaats staat ook het gemeentehuis van de gemeente Halderberge.

De gemeente werkte twintig jaar met Decade Financials, een financieel pakket voor de publieke sector. Op jaarbasis stroomt er ruim 150 miljoen euro door dat financiële systeem. Hoewel Decade voldeed, kreeg de gemeente sterk het gevoel dat de leverancier op termijn de stekker uit het product wilde trekken. Een aangekondigde verhoging van de jaarlijkse onderhoudskosten en wensen van de organisatie om de financiële processen te verbeteren deden Halderberge definitief besluiten om naar vervanging op zoek te gaan. Uiteindelijk kwam de gemeente terecht bij Unit4 Financials. Een vergelijkbaar pakket. En óók veel gebruikt door overheden. Unit4 Financials biedt beduidend meer mogelijkheden en is bovendien gebruiksvriendelijker dan het verouderde Decade.

Pieter Doggen is adviseur financieel beleid, treasurer en fiscaal adviseur bij de gemeente Halderberge. Pieter leidde de implementatie van Unit4 Financials. “Zo’n systeem vormt het hart van onze financiële administratie”, vertelt hij. “Alle financiële informatie wordt in dat systeem verzameld en komt eruit. Om iedereen - budgethouders, wethouders, raadsleden, stakeholders - op de juiste manier te kunnen informeren moet je alles in één centraal systeem hebben. Een systeem als Decade, en nu dus Unit4 Financials, is onmisbaar.”

Valse start

De implementatie van Unit4 Financials kende een valse start toen bleek dat de installatie van de standaard BiLO-inrichting (Basis Inrichting lokale Overheden) niet optimaal matchte met de Oracle database van Halderberge. Aanvankelijk was het de bedoeling om in januari 2020 live te gaan. “Het duurde een tijd voor we erachter kwamen wat er precies fout ging. Dat was best frustrerend”, vertelt Pieter. “Op een goed moment besloten we helemaal opnieuw te beginnen en de lanceringsdatum een vol financieel jaar op te schuiven.” Het team koos er in die tweede ronde voor om de scope van het project nog een stuk uitdagender te maken door het financiële systeem volledig te integreren met het zaaksysteem - het platform Zaaksysteem.nl - waar de gemeente Halderberge al enkele jaren gebruik van maakte. Gemeentes gebruiken dergelijke zaaksystemen voor de behandeling van allerlei gemeentelijke processen. Vergunningsaanvragen bijvoorbeeld, kun je stap voor stap afwikkelen binnen zo’n omgeving, inclusief de opslag van documenten en het accorderen van allerlei zaken. “De integratie van Unit4 Financials met het zaaksysteem is de rode draad geworden in de implementatie”, vertelt Pieter. “Het uitgangspunt daarbij is optimale communicatie tussen budgethouders en -beheerders over facturen, mutaties en verplichtingen. In onze gemeente moesten geweldig veel parafen gezet worden. Soms ook loze parafen. We wilden af van die parafencultuur en al het bijbehorende papierwerk. Onze doelstelling: volledig papierloos werken.”

“De integratie van Unit4 Financials met het zaaksysteem is de rode draad geworden in de implementatie.”

Pieter Doggen, adviseur financieel beleid gemeente Halderberge

Nadenken over nieuwe mogelijkheden

De nauwe integratie tussen het zaaksysteem en de financiële omgeving maakte dat er allerlei nieuwe dingen mogelijk werden. “We zijn -vaak in samenwerking met Solmate en andere betrokken partijen- diep gaan nadenken over de manieren waarop we sommige processen beter konden laten verlopen. Solmate bracht financiële kennis in, maar dacht bijvoorbeeld ook mee over de manier waarop we bepaalde zaken het beste terug konden laten komen in de interface van het pakket.”

Een goed voorbeeld is het volledig vernieuwde en verbeterde inkoopproces. “We kregen in het verleden vaak facturen die niet direct toe te wijzen waren aan de juiste collega’s. Dat kostte veel uitzoekwerk. In de nieuwe situatie geeft een budgethouder aan de voorkant van een traject goedkeuring aan een order. De leverancier krijgt een ordernummer en kan zo makkelijk factureren. Achteraf hoeft de factuur alleen maar met de order gematcht te worden. Dat levert mutaties van betere kwaliteit op omdat mensen aan de voorkant van het proces de gegevens met aandacht invoeren.”

“Een mutatie in het zaaksysteem wordt na vijf seconden al verwerkt in Unit4 Financials.”

Pieter Doggen, adviseur financieel beleid gemeente Halderberge

Vijf seconden

Daarnaast is het proces veel efficiënter geworden omdat de financiële administratie nooit meer hoeft te zoeken naar facturen, offertes en verantwoordelijke collega’s. Doggen: “Een mutatie in het zaaksysteem wordt bovendien na vijf seconden al verwerkt in Unit4 Financials.” Het financiële proces wordt nog verder vergemakkelijkt omdat de gemeente Halderberge gebruik is gaan maken van eVerbinding, een platform voor digitale factuurverwerking. “Met eVerbinding kunnen we iedere factuur die we ontvangen op papier of - digitaal - binnenhalen in XML-formaat. Alle facturen belanden via één enkel digitaal kanaal in ons financiële pakket.”

In de aanloop naar de lancering van Unit4 Financials en het nieuwe zaaksysteem in januari 2021 zorgden Pieter en zijn team dat de ruim tachtig collega’s de weg leerden kennen in het nieuwe systeem. “Solmate heeft twee collega's en mij wegwijs gemaakt in Unit4 Financials. Wij gaven die kennis door aan onze collega’s. Ook na de implementatie stond Solmate klaar om ons te helpen”, vertelt Pieter. “Aanvankelijk waren collega’s nog wat terughoudend om in het systeem aan de slag te gaan. Maar je zag al snel dat het steeds beter ging.”

Helpende hand

Hoewel de implementatie langer duurde dan ingecalculeerd, kijkt Pieter met voldoening terug op het traject. “Solmate is een prettige partij om mee samen te werken. Ze dachten mee, boden de helpende hand en zochten actief mee naar oplossingen, ook op momenten waarop de druk toenam. Ik ben opgelucht dat alles nu goed werkt en in gebruik genomen is. Hier en daar zijn er nog wel wat aanloopproblemen, maar die worden gelukkig snel opgepakt. De volgende stap is het inrichten van de vaste activa administratie. Daar gaan we de komende tijd mee aan de slag.”

Pieter Doggen

adviseur financieel beleid, treasurer en fiscaal adviseur bij de gemeente Halderberge