Wanneer je een vliegticket boekt, concerttickets aanschaft, een reis boekt of iets bij een webshop bestelt, is de kans groot dat de betaling afgewikkeld wordt door Wordline-dochter Ingenico. Wordline is de grootste Europese speler op het gebied van betaaldiensten behoort tot de vier grootste spelers ter wereld. Unit4 Financials speelt een onmisbare rol bij Ingenico. Solmate bracht het systeem weer helemaal up-to-date. Mede door die upgrade kan Ingenico nu een tot twee dagen sneller uitbetalen.

Bij online transacties zijn allerlei partijen betrokken. Degene die iets wil betalen, wil dat bijvoorbeeld doen via zijn bankrekening of credit card. En verkopende partij wil dat geld zo snel mogelijk op zijn bankrekening ontvangen. Dat is precies waar een Payment Service Provider (PSP) voor zorgt. De PSP ontvangt het geld van de kopende partij en betaalt het geld vervolgens keurig uit aan de verkoper. Ingenico is zo’n PSP. Omdat Ingenico wereldwijd actief is, verloopt de transactie tussen een koper in Amsterdam en een verkoper in Groningen net zo soepel als een transactie tussen een koper in Amsterdam en een verkoper in, zeg, New Delhi of Hanoi. ”Het is een booming business”, zegt Bart van der Putte, Business Delivery Lead bij Ingenico. “Wij werken veel voor grote, internationale klanten. Denk aan webshops en vliegtuigmaatschappijen. Maar we zijn ook actief in de hoek van gaming of insurance. We leveren zeer goede kwaliteit tegen een marktconforme prijs en maken nog altijd een mooie groei door.”

Joycy Parauti is Finance Operations Manager bij Ingenico. “De grootste uitdaging”, vertelt Joycy, “is het up and running houden van onze SLA’s. Op piekmomenten zoals Kerstmis, Black Friday of Singles’ Day is het belangrijk dat we alle aanvragen kunnen blijven verwerken. Dat doen we heel goed. Eigenlijk is er nog geen moment geweest dat we down waren.”

Veel meer dan een boekhoudprogramma

Unit4 Financials (voorheen CODA) speelt een centrale rol bij Ingenico. De voorbije jaren ontwikkelde het systeem zich geleidelijk tot een spin in het web. Ingenico gebruikt Unit4 Financials als centrale rapportagetool. Alle transacties die het bedrijf wereldwijd verwerkt, vinden hun weg naar Unit4 Financials. Het systeem laat onder meer zien welke bedragen er naar klanten overgemaakt moeten worden en welke bedragen de diverse entiteiten van Ingenico onderling dienen te verrekenen. “Voor ons is Unit4 Financials zoveel meer dan een boekhoudprogramma”, zegt Parauti.

“Hoe laat het ook is; ze pakken de telefoon op. En ze lossen het probleem op.”

Bart van der Putte
Business Delivery Lead - Ingenico ePayments

In het verleden, toen het bedrijf nog GlobalCollect heette, werd Unit4 Financials voor meer processen gebruikt dan alleen reporting. Als gevolg van overnames, eerst door Ingenico en later door Worldline – allebei SAP-gebruikers – werd een deel van de door Unit4-afgewikkelde processen verplaatst naar SAP. Het restje dat in Unit4 Financials overbleef, was echter extreem belangrijk. Om ervoor te zorgen dat Unit4 en een aantal aanpalende pakketten zoals BusinessObjects (rapportages), Crescendo (bankstatements inladen) en Fasila (interfacing) probleemloos zouden blijven samenwerken met SAP en andere systemen, was het zaak om de software naar de meest recente versie te brengen. Dat bleek echter uitdagender dan het in eerste instantie leek. Het proces van enkele maanden veranderde in een project van twee jaar. Van der Putte: “De software zit als spaghetti verweven in de het backoffice proces. We hadden bovendien voor wat aanvullende complexiteiten gezorgd, bijvoorbeeld omdat we overstapten op een ander type database. Daarnaast heb je te maken met meerdere stakeholders, zowel intern als extern. En we hadden te maken met een zeer strikte security policy waardoor consultants soms opeens niet meer konden inloggen. Bovendien werd ons bedrijf overgenomen waardoor we weer te maken kregen met andere inzichten. Dat alles maakte van deze upgrade een behoorlijk complex proces.”

Ook na vijven bereikbaar

Solmate werkt al jaren voor Ingenico en voorganger GlobalCollect. Over de partij die het beste bij de upgrade kon ondersteunen, was dan ook weinig discussie. “Het zijn flexibele mensen”, zegt Parauti over het team van Solmate. “Ze begrijpen onze business, ze snappen wat we doen en ze begrijpen waar we naar op zoek zijn. Bovendien zijn de communicatielijnen kort en zijn ze altijd stand-by.” Van der Putte. “De flexibiliteit spat eraf.” Dat is met name van belang omdat eventuele issues zich meestal pas na vijf uur ’s middags voordoen. Dan sluit Ingenico’s backoffice en start het betaalproces. Van der Putte: “Als er problemen zijn, mogen wij ze ook na vijf uur bellen. Hoe laat het ook is; ze pakken de telefoon op. En ze lossen het probleem op.”

“Binnen de organisatie is zichtbaar geworden dat Unit4 Financials een centrale rol speelt in onze core processen.”

Joycy Parauti
Finance Operations Manager - Ingenico ePayments

Twee dagen sneller betalen

Half maart 2021 ging de up to date gebrachte Unit4 Financials omgeving live. Ingenico profiteert nu onder meer van meer flexibiliteit, een gebruiksvriendelijkere interface en een pakket dat bovendien volledig webbased is en probleemloos integreert met SAP. Daarnaast is een groot aantal rapportages tegen het licht gehouden en geoptimaliseerd. Op korte termijn merken Ingenico’s klanten in principe niets van de upgrade. “Wat klanten wél merken, is dat het betaalproces versneld is”, vertelt Van der Putte. “Door kleine aanpassingen in Unit4 Financials is het nu mogelijk om het geld tenminste een of twee dagen sneller bij de klant te krijgen.”

Ook voor de interne klanten en stakeholders was de upgrade een belangrijk proces. Met name de zichtbaarheid van het pakket is verbeterd. Joycy Parauti : “Binnen de organisatie is nu heel duidelijk geworden dat Unit4 Financials een centrale rol speelt in onze core processen. Op managementniveau weet men nu precies wat Unit4 Financials is en doet. Omdat de software verbonden is met tal van andere applicaties, hadden we contact met allerlei mensen in de organisatie. Ik denk dat we nu over en weer een veel beter begrip hebben van de complexiteit en elkaars processen.”