Al zo’n 10 jaar werkt Albert Mallet als senior consultant bij Solmate. In die tijd heeft hij talloze klanten geholpen met het inrichten van hun Unit4-omgeving. Een van zijn specialismen: de Printformatter, een tool binnen Unit4 waarmee organisaties al hun documentlay-outs kunnen ontwerpen en beheren. We spraken met hem over wat deze functionaliteit zo waardevol maakt, en waarom klanten er soms pas jaren later achter komen hoeveel tijd ze ermee kunnen besparen.
Bekijk het volledige gesprek met Albert ook op ons YouTube-kanaal, of lees hieronder de belangrijkste inzichten terug.
Wat is de Printformatter eigenlijk?
“De Printformatter is een apart onderdeel binnen Unit4,” vertelt Albert. “Het is specifiek gemaakt voor het ontwikkelen van verschillende lay-outs. Denk aan een factuur, of aan een herinneringsbrief. Die lay-outs kunnen heel eenvoudig zijn, maar ook behoorlijk complex. Bijvoorbeeld wanneer je meerdere talen moet ondersteunen.”
Die lay-outs zijn direct gekoppeld aan het printen en versturen van documenten naar de klant. “Het gaat om het printen van de factuur, of het printen van de brief, zodat de klant kan reageren,” legt Albert uit.
Meteen goed geregeld tijdens de implementatie
Bij Solmate wordt de inrichting van de Printformatter standaard meegenomen tijdens de implementatie van het Unit4 systeem. Volgens Albert is dat een bewuste keuze en een duidelijk voordeel voor de klant. “Je kunt er dan gelijk gebruik van maken. Klanten hoeven niet achteraf te merken dat ze iets missen. Wij denken juist proactief mee: moet er nog iets gebeuren met de printformaten?”
Bijzonder daarbij is dat één consultant het hele traject kan verzorgen. “Iedere consultant van Solmate kan die inrichting doen,” zegt Albert. “De klant heeft dus contact met één aanspreekpunt, die het volledige pakket kan implementeren en inrichten.”
Is een lay-out eenmaal ontwikkeld, dan ligt deze in principe vast, totdat er iets verandert. “Verander je de uitgangspunten, een ander bankrekeningnummer, een gewijzigde bedrijfsnaam of een andere lay-out, dan zijn er aanpassingen nodig. Dat wordt meestal door de klant zelf bij ons aangekaart.”
Van factuur tot dwangbevel
De variëteit aan lay-outs die met de Printformatter gemaakt kan worden is groot. “Facturen, debitnota’s, kreditnota’s en verschillende aanmaningsbrieven,” somt Albert op. “Van een aanmaning, tot een herinnering, tot een uiteindelijk dwangbevel. Al die lay-outs kun je hiermee inrichten.”
Ook jaren na implementatie nog relevant
Hoewel de inrichting meestal tijdens of vlak na de implementatie van het systeem plaatsvindt, merkt Albert dat klanten er ook veel later nog mee bij Solmate aankloppen. Een voorbeeld uit dit jaar: “Ik heb een klant die zo’n twintig jaar Unit4 gebruikt. Zij kwamen dit jaar naar ons toe met de vraag of we hun aanmaningsbrief opnieuw konden inrichten, omdat ze naar de cloud waren gemigreerd. Het maatwerk dat ze eerder gebruikten, werkte niet meer in de cloudomgeving. Dus hebben we alle lay-outs opnieuw ontwikkeld.”
Het laat volgens Albert zien hoe breed de toepasbaarheid van de Printformatter is. “Dit soort trajecten kan echt decennia na de eerste ingebruikname nog spelen.”
Eén formaat, meerdere brieven, meerdere talen
Wat volgens Albert de grootste winst is voor klanten? De mogelijkheid om met één formaat meerdere varianten te produceren. “Neem de aanmaningsbrieven. Vaak heb je daar meerdere brieven, afhankelijk van het escalatieniveau. Met de juiste inrichting kun je op basis van één formaat al die brieven produceren, en niet alleen op verschillende niveaus, maar ook nog in meerdere talen tegelijk.”
Dat is een groot verschil met de praktijk die Albert bij veel klanten nog aantreft. “Vaak zie ik nog verschillende lay-outs voor verschillende talen en escalatieniveaus naast elkaar bestaan. Dan kom ik langs, tref ik drie of vier aanmaningsbrieven aan, en moet ik telkens dezelfde aanpassing los doorvoeren. Met een paar slimme aanpassingen kun je die wijziging nog maar één keer verwerken, waarna die automatisch overal doorwerkt. Dat scheelt de klant flink wat tijd en administratieve rompslomp.”
Van tachtig facturen naar één lay-out
Een van de meest sprekende voorbeelden komt uit een implementatietraject van enkele jaren geleden. “Er zat een team van consultants op dat project. De eerste consultant was begonnen met het ontwikkelen van een aparte lay-out per factuurtype. De klant had zo’n tachtig verschillende factuurtypen, en dus tachtig lay-outs.”
Toen de vraag bij Albert terechtkwam, ging hij samen met een collega op zoek naar een efficiëntere aanpak. “We hebben gebrainstormd: kan dit niet anders? Uiteindelijk hebben we, door slim met het systeem te spelen, alle tachtig factuurtypen teruggebracht tot slechts één lay-out.”
Verrassend genoeg was die klant niet huiverig voor die aanpak. “Integendeel, het werd juist enthousiast ontvangen. Het idee dat je nog maar één lay-out hoeft te gebruiken, en een aanpassing dus maar op één plek hoeft door te voeren, werd gezien als een heel mooi resultaat. En dat was het ook.”
Wil je meer weten over hoe de Printformatter binnen jouw Coda-omgeving ingezet kan worden? Neem contact op met Solmate. Benieuwd naar het volledige verhaal van Albert? Bekijk de video op ons YouTube-kanaal.
