Het eerste jaar na Go-live is uitdagend. Je leert het systeem beter kennen en maakt de processen meer eigen. En dan, nadat je zo'n jaar eindelijk echt gevoel hebt kunnen ontwikkelen voor het werken met ERPx, komt een nieuwe uitdaging om de hoek kijken: de eerste keer een jaarafsluiting draaien.
In deze eerste blog van de driedelige serie leg ik uit hoe het proces er in ERPx in grote lijnen functioneel uitziet. In de blogs die volgen duik ik wat dieper in op het proces met handige tips en tricks en schets ik hoe de jaarafsluiting ook als goed moment gebruikt kan worden om processen te optimaliseren.
Alleen aan de knoppen?
Waar je tijdens de implementatie nog consultants binnen handbereik had, sta je er nu zelf voor. Ik merk in de praktijk dat dit voor veel organisaties best spannend is. De jaarafsluiting is namelijk niet zomaar een administratieve handeling, het is het moment waarop alles wat je het afgelopen jaar hebt gedaan samenkomt.
Maar, geen paniek! In deze blogreeks neem ik je mee in het proces van de jaarafsluiting in Unit4 ERPx. Van de nodige controles en het definitief overbrengen van de openingsbalans tot handige praktijktips.
Wat is de jaarafsluiting in ERPx eigenlijk?
Functioneel gezien draait de jaarafsluiting in ERPx om het overbrengen van de openingsbalans naar het nieuwe boekjaar. Hiervoor is het proces Overbrengen openingsbalans in ERPx ingericht. Hiermee kun je met één klik de openingsbalans overzetten.
Het grote voordeel is dat je dit proces eerst in conceptmodus kunt draaien en daarna pas in de definitieve modus. De definitieve modus kan meerdere keren worden gedraaid voor dezelfde periode, waardoor je dus bijvoorbeeld een voorlopige beginbalans kunt overbrengen en na afsluiting de definitieve beginbalans. De eerder gemaakte boekingen worden dan automatisch tegengeboekt.
De aandacht vooraf
Achter die uiteindelijke klik gaat natuurlijk wel het nodige voorbereidende werk schuil. Het is belangrijk dat de gegevens die van de balansrekeningen worden overgeheveld naar het resultaat van de winst- en verliesrekening kloppen.
Dit geldt des te meer voor organisaties in de publieke sector. Voor hen is de jaarafsluiting immers ook het moment waarop de maatschappelijke verantwoording aan de provincie, de raad en de inwoners wordt afgelegd. De bulk van het werk zit dan ook in het controleren en opschonen van de gegevens in ERPx.
Voorbereiden: de stappen die je vaak verrassen
Unit4 beschrijft de grote lijnen van dit proces in de handleiding. We lopen ze ook even na.
Voordat je die openingsbalans definitief kunt overbrengen, moeten de gegevens in ERPx 'schoon' zijn. Dat betekent controleren, opschonen en corrigeren. Denk hierbij aan:
- Openstaande posten: die moeten zijn afgehandeld of toegewezen.
- Verplichtingen: welke gaan mee naar het nieuwe jaar, wat moet nog de workflow door
- Grootboekrekeningen: controleren op juistheid en aansluiting.
- Intercompany-transacties: deze dienen volledig gesaldeerd te zijn.
- Vaste activa: controleren of de afschrijvingen correct zijn bijgewerkt.
- Projecten of orders: tijdig afsluiten of doorschuiven naar het nieuwe jaar.
Hoewel Unit4 de grote lijnen van dit proces in de handleiding beschrijft, roept de praktijk vaak extra vragen op. Welke schermen loop je precies langs? In welke volgorde doe je dat? En wat doe je als er onverhoopt iets niet klopt?
In mijn volgende blog beantwoord ik deze vragen én deel ik concrete tips en tricks om de jaarafsluiting in ERPx stressvrij aan te vliegen.
