Ben je al een Financials-gebruiker? Dan heb je vast wel eens gehoord van Table Link. Het is een handige tool om documenten in te laden of om op grote schaal elementen aan te maken of te wijzigen. Wat misschien minder bekend is, is dat bijvoorbeeld ook Crescendo gebruikmaakt van Table Link (hetzij rechtstreeks via de database). Dit geeft al aan hoe goed dit werkt. Lees zeker verder als je meer wilt weten over Table Link!
Table Link en Cloud-omgevingen
De populariteit van Cloud neemt steeds verder toe. Deze Cloud-omgevingen zijn fantastisch, maar het is niet mogelijk om zelfstandig even iets aan te passen in de database. Als je hier tegenaan loopt, dan schiet Table Link je te hulp.
Als er veel data in Financials geladen moet worden, dan heb je hiervoor een aantal opties. Denk bijvoorbeeld aan de XML loader of Financials XL, maar bovenal: Table Link. Met Table Link kunnen zowel documenten als elementen worden ingeladen. Het is daarom in veel gevallen een goede keuze om snel een grote hoeveelheid data in Financials te krijgen. Echter, ook als u geen Cloud-omgeving heeft, kan Table Link nog steeds een zeer praktische oplossing zijn.
Wanneer gebruik je Table Link?
Er zijn een aantal zaken waar je Table Link voor kunt gebruiken. Zo kun je externe systemen CSV-bestanden laten genereren en deze via geplande taken laten inlezen door Financials. Dit kan ervoor zorgen dat handmatig overtikken van gegevens niet meer nodig is, zonder dat je een speciale interface moet (laten) ontwikkelen.
Naast financiële documenten kunnen er ook nieuwe elementen worden aangemaakt met Table Link. Met name wanneer er een grote hoeveelheid nieuwe elementen aangemaakt moet worden, is dit een goede oplossing. Ditzelfde geldt voor wijzigingen in elementen. Bovendien kan je in de elementen ook adresgegevens, bankgegevens, linker/rechterlijsten en bijvoorbeeld machtigingskenmerken importeren.
Tot slot is het ook mogelijk om binnen de Billing module gebruik te maken van Table Link.
Hoe werkt Table Link?
Tabel Link maakt gebruik van een aantal speciale tabellen. Deze kun je zien als een soort voorportaal. Dit voorportaal vul je door een CSV-bestand aan te leveren aan Financials. Financials zal dit op haar beurt geautomatiseerd inlezen en in het voorportaal plaatsen. Vervolgens moeten de gegevens nog worden overgezet naar de daadwerkelijke tabellen. Dit proces kan je handmatig starten, of stel je in met een geplande taak.
Tijdens dit proces controleert Financials of het aangeleverde bestand aan de voorwaarden voldoet. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er een bepaalde boeking in het CSV-bestand wordt voorgesteld dat niet voldoet aan de linker- of rechterlijsten die zijn ingesteld in Financials. Ook kan het zijn dat er voor- of naloopspaties zijn, iets dat door Financials niet geaccepteerd wordt. Het is dus erg belangrijk om een goed bestand aan te leveren dat zowel technisch als functioneel aan de voorwaarden voldoet.
Hulp of advies nodig bij zo’n vraagstuk? Twijfel dan niet om contact op te nemen.
