Gemeente Moerdijk migreert naar de Cloud met Solmate

Cloudmigraties worden vaak gezien als technische trajecten, maar in de praktijk draait het om veel meer dan dat. Gemeente Moerdijk en Solmate laten zien dat de echte waarde zit in de mensen, de samenwerking en het durven bevragen van bestaande werkwijzen.

Gemeente Moerdijk maakte de overstap naar Unit4 Financials by Coda in de cloud en zocht daarvoor ondersteuning bij Solmate. Frank, applicatiebeheerder bij Gemeente Moerdijk, en Peter, consultant bij Solmate, delen hun ervaringen en inzichten uit dit traject.

Start van de samenwerking

De samenwerking begon niet vanuit een strak projectplan, maar vanuit een concrete behoefte. Frank, die de rol van applicatiebeheerder op zich nam na het vertrek van een collega, kwam terecht in een complexe omgeving. “Het was allemaal iets uitdagender en groter dan ik vooraf had overzien,” vertelt hij eerlijk. “Ik wilde tegelijkertijd dingen leren én verbeteren, dan wordt het al snel heel veel.”

Peter haakte in eerste instantie aan om te ondersteunen met functioneel beheer, maar de samenwerking groeide al snel verder. Niet als formele implementatiepartner, maar als sparringpartner die meedacht en structuur bracht waar die ontbrak. Dat Solmate al eerder bij de gemeente over de vloer was gekomen, hielp daarbij. “De contacten waren er al, dus is het makkelijk om een partij te kiezen die je al kent,” aldus Frank.

"De aanloop roept de meeste vragen op, maar uiteindelijk blijkt het beter te werken dan je vooraf misschien verwacht."

Een vast gezicht

Wat deze samenwerking kenmerkt, is continuïteit. Peter was gedurende langere tijd betrokken bij de organisatie, en dat maakte volgens Frank een groot verschil. “Het is fijn om met iemand te werken die de organisatie leert kennen. Niet elke keer iemand anders, maar een vast gezicht waarmee je kunt sparren.”

Peter herkent dat. “Het verliep gewoon heel natuurlijk bij Gemeente Moerdijk. Dan ontstaat er synergie; je begrijpt elkaar beter en kunt sneller schakelen. En dat werkt gewoon heel goed, want dan heb je ook echt waardering voor elkaar.”

Waar consultancy soms afstandelijk kan voelen, was dit traject juist laagdrempelig, met korte lijnen en wederzijds vertrouwen.

Een cloudmigratie is ook een organisatieverandering

De migratie naar de cloudomgeving van Unit4 Financials by Coda bracht de nodige uitdagingen met zich mee. Voor Frank was het de eerste keer dat hij zo’n traject meemaakte. “Ik wist vooral wat ik niet wilde, maar niet precies wat er allemaal bij komt kijken,” zegt hij. “Dan is het heel prettig om iemand naast je te hebben die de grote lijnen overziet.”

De grootste impact zat niet zozeer in de techniek, maar in de verandering van werkwijze. Functionaliteiten die via maatwerk waren ingericht, bleken niet altijd geschikt voor de cloud. Dat vroeg om nieuwe oplossingen en soms om het loslaten van oude gewoontes. Een concreet voorbeeld is het inkoop- en factuurverwerkingsproces. Frank ging ervan uit dat bepaalde functionaliteiten gewoon standaard waren, maar het bleek maatwerk te zijn. De inzet van de Extension Kit van Unit4 bood uitkomst. “Dat heeft een groot probleem opgelost,” zegt hij. “Zonder die oplossing hadden we echt een uitdaging gehad.”

Peter vult aan: "Voordat ik iets riep, moest ik wel weten dat wat ik roep ook echt kan. Je moet geen dingen beloven die je niet kunt waarmaken. Gelukkig heb ik een team achter me staan waar ik ook weer met vragen terecht kan. Daardoor konden we er snel duidelijkheid over krijgen, en kristalliseerde zich dat vrij snel uit tot een werkbare oplossing."

“Hij stelde regelmatig de vraag: is dit wel nodig? Dat zette me aan het denken.”

De juiste vragen stellen op het juiste moment

Een van de dingen die Frank het meest waardeerde, was Peters kritische blik. Niet alles klakkeloos overnemen, maar juist doorvragen. “Hij stelde regelmatig de vraag: is dit wel nodig? Dat zette me aan het denken. Binnen de organisatie wordt niet altijd alles ter discussie gesteld, die externe blik was heel waardevol.”

Peter legt uit waarom hij die rol bewust pakt: "Ik zie dingen vanuit andere gemeentes, maar ik ken de organisatie ook. Dat zorgt ervoor dat je anders naar bepaalde zaken kijkt. En als je dat uitspreekt, ga je als gemeente nadenken van: is dat eigenlijk wel zo? Dat vind ik een van de mooiste dingen die je als consultant kunt toevoegen."

Want wat ooit logisch was, hoeft in een nieuwe omgeving niet meer te zijn. En juist daar ontstaat ruimte voor verbetering.

Vroeg testen voorkomt verrassingen bij livegang

Een belangrijk leerpunt uit eerdere projecten was het belang van vroeg testen. “Bij een vorige implementatie moesten we beslissen of we live zouden gaan, en we hadden eigenlijk nog nauwelijks getest,” vertelt Frank. “Dat wilde ik dit keer voorkomen.”

Die les resulteerde in een vaste teststructuur: iedere woensdag werd er getest, met Peter aan boord. "Na livegang zijn er heel weinig problemen gekomen die we niet hadden verwacht," zegt Peter. "Je kunt niet alles voorzien, maar door vroeg en intensief te testen, kun je de meeste dingen al tackelen voordat ze een probleem worden."

Het resultaat: weinig verrassingen achteraf en een gecontroleerde overgang.

Organisatorische uitdagingen blijven

Hoewel de technische migratie soepel verliep, lagen de grootste uitdagingen op organisatorisch vlak. Werkwijzen aanpassen en de gehele organisatie meekrijgen bleek complexer dan verwacht. “Mensen houden vast aan wat ze kennen,” zegt Frank. “Veranderingen kosten tijd en vragen om uitleg.”

Toch helpen goede communicatie en duidelijke keuzes. Twee maanden na de livegang zijn veel zorgen verdwenen en werkt de nieuwe omgeving functioneel naar tevredenheid.

Een geslaagde cloudmigratie

De migratie bij Gemeente Moerdijk bewijst dat een overstap naar de cloud vooral een kwestie is van goed samenwerken en durven veranderen. Een belangrijk doel was kennisoverdracht; de organisatie wilde het systeem uiteindelijk zelf kunnen beheren in plaats van afhankelijk te blijven van externen. "Op een gegeven moment moet je het zelf kunnen," vindt Frank. Dat betekent niet dat de samenwerking met Solmate stopt; voor complexe vragen blijven ze betrokken, maar de basis ligt nu stevig binnen de gemeente zelf. Zo werd een lastig traject uiteindelijk een kans om processen echt te verbeteren.

Frank blikt dan ook positief terug: "De aanloop roept de meeste vragen op, maar uiteindelijk blijkt het beter te werken dan je vooraf misschien verwacht."