In veel organisaties speelt het autoriseren van inkoopfacturen elke dag een rol. Daarbij gaat het niet alleen om de factuur als geheel, maar juist om de afzonderlijke analyseregels (kostenregels) die in Unit4 Financials by Coda ter goedkeuring verschijnen. Elke kostenregel vraagt om goedkeuring van een andere budgethouder of verantwoordelijke. Bovendien kunnen gebruikers de autorisatie delegeren, extra informatie opvragen of de goedkeuring laten verplaatsen door een beheerder wanneer een budgethouder afwezig is.
Unit4 Financials by Coda legt alle handelingen vast in de werkstroomhistorie van een boeking, zoals een inkoopfactuur. Wilde een gebruiker achteraf weten wie welke regel had goedgekeurd, dan moest hij of zij dit terugzoeken in die historie. Omdat de gebeurtenissen alleen op tijdstip werden weergegeven, veranderde een overzicht al snel in een wirwar van splitsingen en autorisaties. Voor gebruikers was het lastig om dit te begrijpen, laat staan om het tijdens een audit uit te leggen.
Met onze nieuwe inrichting is dit verleden tijd.
Wat hebben we gedaan?
Bij iedere kostenregel leggen we tijdens het autorisatieproces automatisch vast wie de goedkeuring heeft gegeven. De Workflow Designer bepaalt deze informatie en na goedkeuring van de factuur gebruiken we een FlexiField op regelniveau om deze informatie vast te leggen. In één kolom of meerdere kolommen ontstaat zo een complete audittrail van alle betrokkenen per regel.
Voorbeeld:
• Regel 2: Jan Jansen / Petra de Vries
• Regel 3: Ahmed El Amrani / Lisa Koster
De brei voor de aanpassing: 
Na aanpassing:
Wanneer kan je deze functionaliteit gebruiken?
Om deze functionaliteit te gebruiken, gelden twee belangrijke voorwaarden:
1. Beschikbaarheid van FlexiFields
Het systeem moet zo zijn ingericht dat er FlexiFields beschikbaar zijn op de documenten waar de Workflow draait. Hierin wordt de informatie over de goedkeurders opgeslagen.
2. Aanpassingen in de Workflow Designer
Het Workflow-proces moet worden uitgebreid zodat bij iedere goedkeuringsstap de juiste informatie aan de FlexiFields wordt toegevoegd. Dit richt je eerst in een testomgeving in en valideer je grondig, voordat je het naar productie brengt.
Wat levert dit op voor gebruikers?
Dankzij deze uitbreiding wordt het autorisatieproces een stuk overzichtelijker en praktischer. Gebruikers hoeven niet meer terug te zoeken in de werkstroomhistorie, maar zien direct wie waarvoor verantwoordelijk is geweest. Dat levert duidelijke voordelen op:
- Altijd direct inzicht
Op iedere analyseregel is in één oogopslag te zien wie de goedkeuring(en) heeft gegeven. - Transparantie en controle
Budgethouders en controllers zien direct of de juiste personen de autorisatie van een bepaalde kostensoort of projectregel hebben uitgevoerd. - Sneller antwoorden bij controles
De administratie kan bij interne controles of audits meteen aantonen wie welke regel heeft goedgekeurd. - Betere samenwerking
Omdat alle goedkeurders zichtbaar zijn, kun je bij vragen of onduidelijkheden direct contact opnemen met de juiste collega.
Workflow Designer biedt meer
Het vastleggen van goedkeurders per regel is slechts één van de mogelijkheden van de Workflow Designer. Deze tool biedt veel flexibiliteit om bedrijfsprocessen verder te optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Extra informatie toevoegen die binnen het goedkeuringsproces moet worden vastgelegd. Dit kan eenvoudig in hetzelfde FlexiField worden opgenomen.
- Extra controles of validatiestappen inbouwen, zoals het strikte vierogenprincipe: wanneer gebruiker A invoert, autoriseren B en C, en bij invoer van C autoriseren juist A en B.
Op deze manier wordt de Workflow Designer een krachtige tool om processen niet alleen te automatiseren, maar ook volledig af te stemmen op de behoeften van de organisatie.
Waarom dit belangrijk is
Met deze uitbreiding wordt het goedkeuringsproces niet alleen efficiënter, maar vooral ook transparanter. Voor gebruikers betekent dit: minder zoeken, minder vragen en meer vertrouwen in het autorisatieproces.
Voor de organisatie betekent dit dat informatie structureel vastligt op regelniveau en eenvoudig te ontsluiten is. En dit is nog maar één voorbeeld. De mogelijkheden van de Workflow Designer reiken veel verder. Benieuwd? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder.
