Veel organisaties werken naast hun Unit4-systeem met andere applicaties, zoals e-mail- of salarissoftware. Hierdoor moeten zij handmatig informatie van het ene naar het andere systeem overzetten. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. Maar in veel gevallen is dit eigenlijk niet nodig. Zo kan iedereen die met de Unit4-cloudomgeving werkt, gratis gebruikmaken van de Extension Kit. Deze maakt het mogelijk om handelingen tussen je Unit4 Financials by Coda of Unit4 ERPx-systeem en je andere systemen te automatiseren.
Wat kun je precies met de Unit4 Extension Kit? In dit artikel leg ik uit hoe je hem precies in de praktijk inzet.
Wat kun je met de Extension Kit?
De Unit4 Extension Kit maakt het mogelijk om API-koppelingen op te zetten tussen je Unit4-cloudomgeving en andere interne of externe applicaties. Deze automatiseringen starten zodra je een specifieke handeling verricht. Registreer je bijvoorbeeld een nieuwe collega in Unit4? Dan geeft de API direct een seintje aan de externe e-mailomgeving, die de nieuwe medewerker automatisch een welkomsmail met onboardinginformatie stuurt.
Dit is slechts één voorbeeld. Afhankelijk van je processen kun je allerlei handelingen automatiseren tussen Unit4 en je overige software. Denk aan de salarisadministratie, het inplannen van afspraken of het verwerken van orders.
Een belangrijk voorbeeld van de Extension Kit is dat het incompatibele systemen alsnog naadloos op elkaar aansluit. Softwarepakketten begrijpen elkaar soms niet, omdat ze met verschillende dataformaten werken (zoals CSV of XML). Je kunt dit vergelijken met een logistiek proces: het ene systeem levert data aan in kleine dozen, terwijl de ontvangende applicatie de informatie alleen in grote dozen kan verwerken. Als Unit4 data verstuurt in een format dat de ontvangende applicatie niet kan lezen, loopt de communicatie lastig.
In zo’n situatie werkt de Extension Kit als vertaler: het zet de gegevens automatisch om naar het juiste format. Het pakt de kleine dozen, verpakt ze in het juiste formaat (grote) dozen en levert deze aan bij het ontvangende systeem. Hierdoor begrijpt de ontvangende software de data direct en slaagt de integratie alsnog. Zo hoef je niet over te stappen op andere applicaties om je workflows te stroomlijnen, en koppel je net zo makkelijk systemen van externe partners aan je eigen klantomgeving.
De Unit4 Extension Kit in de praktijk gebruiken
De Extension Kit is zeer flexibel, waardoor je het op verschillende manieren kunt inzetten om processen binnen Unit4 Financials by Coda en ERPx te optimaliseren. Het werkt zowel voor verschillende systemen binnen één bedrijf als voor de directe koppelingen tussen verschillende bedrijven. In de praktijk zien we vooral deze drie veelvoorkomende toepassingen:
1. Import en export tussen systemen
Denk aan integraties met hr- en salarissoftware zoals HR2D of Paysoft. Deze applicaties leveren loonjournaalposten of boekingen aan. De Extension Kit pakt deze data op, transformeert het naar het juiste format en boekt het automatisch in Unit4 Financials by Coda.
Een ander praktijkvoorbeeld zien we bij verzekeraars: zij hebben één systeem voor het aanmaken van polissen en een ander systeem (zoals Coda of ERPx) voor de boekhouding. Als een klant zijn premie niet betaalt, moet de polis worden stopgezet. De Extension Kit zorgt ervoor dat een onbetaalde premie direct zichtbaar is in het boekhoudingssysteem én in het systeem waar de polissen zijn geregistreerd.
2. Procesinterfaces binnen hetzelfde systeem
Soms hoeft data helemaal niet naar een extern systeem, maar wil je een interne handeling automatiseren binnen je eigen Unit4-omgeving. In plaats van goederen tussen twee bedrijven te verplaatsen, herstructureer je hierbij de data binnen je eigen magazijn.
Neem binnengekomen inkoopfacturen in Unit4 Financials by Coda. De Extension Kit kan via een interface volautomatisch het ordernummer van de factuur lezen. Vervolgens zoekt de tool binnen Coda op welke behandelaar gekoppeld is aan dat specifieke ordernummer. Tot slot past de Extension Kit de factuurdata aan en vult deze aan met de juiste behandelaar. Als een medewerker dit handmatig één voor één moet opzoeken en invoeren, ben je snel uren verder. De Extension Kit doet dit volledig geautomatiseerd in bulk, waardoor handmatig zoeken helemaal niet meer nodig is.
3. App Studio: alleen voor ERPx
In praktijkvoorbeeld één en twee draaien de volledig geautomatiseerde flows op de achtergrond. Maar de Extension Kit biedt met het onderdeel App Studio ook de mogelijkheid om automatiseringen te ontwerpen voor menselijke interactie. Dit onderdeel is specifiek beschikbaar voor Unit4 ERPx.
Wanneer je binnen het standaardscherm van ERPx bijvoorbeeld bepaalde velden mist voor jouw bedrijfsvoering, kun je met App Studio zelf velden toevoegen.
Onlangs ontwikkelde ik voor een klant zo’n gepersonaliseerd scherm voor leveranciersverificatie. Hiermee zoekt de gebruiker een leverancier op, waarna deze direct de naam, geboortedatum en het IBAN-nummer te zien krijgt ter verificatie. Daarbij kan hij zo nodig handmatig de overige factuurdata aanvullen en de PDF-bijlage toevoegen, waarna alles in één klik rechtstreeks geüpload wordt naar ERPx.
Flows en triggers bepalen
Wanneer je specifieke handelingen automatiseert en systemen met elkaar laat praten, ontstaan er digitale werkstromen (ook wel flows genoemd). Dit is simpelweg de vaste volgorde waarin acties binnen een automatisering worden opgestart en uitgevoerd. Je kunt deze processen op twee manieren activeren: direct na een specifieke handeling, of automatisch op de achtergrond volgens een vast schema.
In de praktijk kan dit er zo uit zien:
- Direct na een handeling (realtime)
Het proces start zodra er in een van de gekoppelde systemen iets gebeurt wat de API triggert. Denk aan een factuur die binnenkomt: deze wordt direct omgezet naar het juiste formaat en automatisch ingeboekt.
- Volgens een vast schema
De automatisering start op een vooraf gekozen tijdstip: bijvoorbeeld elke minuut, dagelijks om 15.00 uur, maandelijks of jaarlijks. Dit richt je per koppeling volledig naar eigen wens in.
Daarnaast kun je flows ook aan elkaar koppelen. Zodra de ene flow klaar is, kan die automatisch een volgende flow starten. Het voltooien van de ene actie is dan de trigger voor de start van de volgende. Omdat elke automatisering onafhankelijk op de achtergrond draait, kunnen er probleemloos tientallen processen tegelijkertijd naast elkaar lopen.
Wie kan gebruikmaken van de Extension Kit, en wanneer richt je het in?
Iedere organisatie die werkt met Unit4 in de cloud, heeft gratis toegang tot de Extension Kit. Maar dit betekent niet dat deze automatisch draait. De kit moet eerst nog ingericht worden. Dit is maatwerk, op basis van de behoeftes van een klant. De inrichting gebeurt vrijwel altijd na de overstap naar de cloud. Logisch, want dan weet je pas waar de behoefte zit.
Haal meer uit je Unit4-omgeving
Kortom: de Unit4 Extension Kit biedt enorme kansen om handmatig werk te elimineren en systemen vloeiender met elkaar te laten communiceren. De ‘vrachtwagen’ staat standaard gratis voor je klaar in de cloud, maar hij gaat pas rijden als we de logistieke routes programmeren en de data in het juiste formaat inladen. Er is simpelweg inrichting en programmeerwerk nodig om je geautomatiseerde flows exact aan te laten sluiten op jouw finance-processen
Heb je de Extension Kit al klaarstaan in de cloud, maar kun je nog wat hulp gebruiken om ermee aan de slag te gaan? Laat ons de inrichting verzorgen. Wij bouwen en configureren de flows die exact passen bij jouw bedrijfsprocessen, zodat je er zelf geen omkijken naar hebt en jouw systemen eindelijk dezelfde taal spreken.
