Een ERPx-implementatie stopt op het moment dat het systeem live gaat. Daarmee is het werk echter niet direct klaar. Pas als medewerkers dagelijks met het systeem werken, blijkt of de inrichting werkelijk aansluit bij de praktijk. Soms bevatten processen nog stappen die niet meer nodig zijn, soms is er meer te automatiseren, en soms blijven functies onbenut die het werk juist makkelijker maken.
We ontwikkelden de APKx om dat te onderzoeken: een optimalisatiescan voor ERPx-omgevingen die al langer in gebruik zijn. Fjona Aalbertsen, ERPx consultant bij Solmate, vertelt hoe de APKx is ontstaan, hoe ze zo'n traject aanpakt en wat het klanten oplevert.
Kritische blik op processen
De APKx is ontstaan toen Solmate begin dit jaar een vraag kreeg van een bestaande klant. “Een van onze klanten, die al langer op ERPx draait, kwam naar ons toe met de vraag om kritisch naar hun processen te kijken”, vertelt Fjona. “Daarbij hadden ze ook behoefte aan training. Konden wij meedenken over waar ze zaken konden verbeteren?”
Als verantwoordelijke nam Fjona een aantal belangrijke processen met de klant door: zowel het trainingsonderdeel als het doorlichten van de bestaande processen en werkwijze. “We keken waar zij zelf de mankementen zagen in hun processen, maar ik nam ook mijn eigen ervaring mee vanuit meerdere gemeenten. Waar zie ik verbeterpunten, en hoe pakken andere gemeenten dit aan?”
Het traject leverde meerdere optimalisaties op, waarop enthousiast werd gereageerd. We deelden de aanpak daarna ook met andere klanten. “En zij wilden dit vervolgens ook.”
Anders dan een implementatietraject
We begeleiden al jaren implementaties van ERPx, maar de APKx is daarvan geen verlengstuk, legt Fjona uit. “Bij een implementatie werk je met een team van consultants en iedere consultant heeft zijn eigen manier van denken en oplossen. Je rolt een best practice uit, en de klant gaat daarmee werken. Extra wensen zijn op dat moment vaak geen onderdeel van de scope van het project.”
Pas als een organisatie een jaar tot anderhalf jaar met het systeem werkt, inclusief een jaarovergang, wordt duidelijk of de inrichting ook aansluit op de dagelijkse praktijk. “Je bedenkt iets moois met de klant, maar past het ook in de praktijk? Loop je toch tegen dingen aan, of mis je zaken?”
Daarvoor biedt de APKx een moment, nadat het project geruime tijd is afgerond, om de bestaande inrichting opnieuw te bekijken, vaak door een andere consultant dan degene die de implementatie deed. “Ik heb de implementatie lang niet altijd zelf gedaan en kom er voor het eerst. Dan kijk ik met een frisse blik naar hun inrichting, hun werkwijze, hun processen. Gewoon eens met elkaar van gedachten wisselen.”
Wat een APKx daarnaast toevoegt, is de ervaring uit meerdere trajecten, opgedaan bij een groot aantal opdrachtgevers. “Bij een implementatie zit je in een redelijk strak keurslijf: er is een basismodel vanuit Unit4, en daar kun je nog aan wat knoppen draaien, maar dat is beperkt. Bij een APKx nemen we een proces opnieuw onder de loep, en nemen we de ervaring van andere gemeenten daarin mee.” Ook productontwikkeling speelt mee: de applicatie en het best practice model ontwikkelt zich door, maar klanten hebben niet altijd zicht op alle nieuwe mogelijkheden. “Ook daar wijzen we ze op: dit hoeft niet meer, want het is tegenwoordig opgelost.”
Hoe ziet een APKx eruit?
Elk traject begint met een verkenningssessie met de key users van de klant. “We inventariseren welke processen er zijn, wat de scope is, wat wel en niet in gebruik is, en waar de grootste pijnpunten zitten. Ik vraag altijd om concrete voorbeelden.”
Vanuit dit startpunt gaat Fjona met de klant het hele proces door, van begin tot eind. “We beginnen bijvoorbeeld in het inkoopproces met het aanmaken van een crediteur en een bestelaanvraag, en lopen het hele proces door tot en met het betaalproces. Zo raak je het gehele proces, en komt het gesprek vaak vanzelf op gang.”
Tijdens die sessies stelt ze steeds dezelfde vraag: waarom is dit zo ingericht? “Vaak weten ze het antwoord niet meer. Het is ooit zo bedacht, maar de reden erachter is niet altijd meer bekend. Dan kijken we samen of het ook anders kan.”
De uitkomst van een APKx is een adviesrapport, met daarin kleine en grote optimalisaties. Sommige klanten pakken dat advies daarna zelf op. Bij andere klanten voert Solmate de aanbevelingen mede uit.
Voorbeeld uit de praktijk: het inkoopproces
Ons uitgangspunt is dat we álle processen met elkaar doornemen. Dus denk daarbij aan het grootboek, verkoop, activa, begrotingsproces én inkoop. Hierbij is het inkoopproces vaak een belangrijk thema, vertelt Fjona. “Het is bij elke gemeente het grootste onderdeel, met de meeste gebruikers en de meeste uitzonderingen. Het is ook het meest kritische stuk, omdat het rechtstreeks samenhangt met de betaling van facturen.”
Bij een van de gemeenten waar Fjona momenteel actief is, werd op basis van het advies de afhandeling van facturen grotendeels geautomatiseerd. Het verschil met een handmatige werkwijze is concreet meetbaar: een factuur handmatig verwerken kost al snel tien minuten en sommige gemeenten verwerken honderden facturen van één leverancier per maand. “Op die manier kijk je echt naar de zware processen, waar veel tijd in gaat zitten.”
Ook het overzicht verbetert. “Organisaties raken weleens het overzicht kwijt over waar facturen in de organisatie blijven hangen en waarom. Dat scheelt heel veel handmatige lijstjes bijhouden. We zorgen ervoor dat die informatie gewoon uit het systeem te halen is.” Het resultaat: een soepeler lopend betaalproces, facturen die sneller worden betaald en minder telefoontjes van crediteuren.
Benieuwd of een APKx ook voor jouw organisatie iets oplevert? We denken graag met je mee.
