Een gemeente schaft thuiswerkplekken aan. In Unit4 Financials by Coda wordt vervolgens een eigen productcode aangemaakt en de eerste facturen worden geboekt. Na verloop van tijd staat er op de btw-tussenrekening(en) een saldo waar niemand direct een verklaring voor heeft. Wat blijkt? De nieuwe productcode is nog niet gekoppeld aan de juiste btw-code en de btw wordt daarom nog niet juist verdeeld en geboekt.
Organisaties, en met name gemeenten, hebben Financials-tools in huis die soms onbeheerd blijven of zelfs na de initiële inrichting uit beeld raken. “Het salesteam van Unit4 weet bijvoorbeeld bij de onboarding dat het om een gemeente gaat en dat deze daarom de TAT, Collection Fees en misschien de StUF-koppeling nodig hebben,” vertelt Peter van Roekel, consultant bij Solmate. In dit artikel licht hij de drie tools toe.
Wat doet de Transaction Allocation Tool?
“In de wandelgangen noemen we hem de TAT,” zegt Peter. “Je legt vooraf regels vast en op basis daarvan boekt de tool een transactie (verdeeld of onverdeeld) door naar andere plekken in de administratie.” Dat kan in elke administratie, maar de TAT wordt vooral door overheden gebruikt. De reden daarvoor is de btw.
Een gemeente voert publiekrechtelijke taken uit waar geen btw op zit, bijvoorbeeld het ophalen van huishoudelijk afval. Maar: het ophalen van bedrijfsafval is daarentegen privaatrechtelijk en daarbij handelt de gemeente als ondernemer (het kan namelijk ook door een commercieel bedrijf uitgevoerd worden) en is daarmee wel btw-plichtig. Gemeenten, provincies en waterschappen kunnen bovendien een deel van hun btw terugvragen via het btw-compensatiefonds.
“De btw op een factuur kan vaak op meerdere manieren opgeknipt worden”, legt Peter uit. “Bijvoorbeeld: een deel verreken je met de fiscus, een ander deel vraag je terug bij het compensatiefonds en een deel is kostprijsverhogend.” Hoe fijnmazig dat wordt, laat hij zien met een openbaar schoolplein. “Overdag gebruikt de school het, na schooltijd misschien de buurt. Dat maakt voor de btw-verdeling verschil.”
De TAT neemt die verdeling over. Wie een factuur boekt, hoeft niet te weten onder welk btw-regime de kostenpost valt. De tool herkent de transactie en verdeelt die volgens de ingestelde regels, zodat de periodieke btw-verrekening met de Belastingdienst en het compensatiefonds klopt.
Houd de TAT ieder jaar bij
De meeste gemeenten met Unit4 Financials by Coda hebben de TAT ingericht. Het bijhouden vraagt meer aandacht, want btw-afspraken veranderen van jaar tot jaar. En niet elke gemeente heeft een vaste applicatiebeheerder. Soms doet een sleutelgebruiker het beheer erbij.
Zo ontstaat ook de situatie met de thuiswerkplekken uit de inleiding. Het nieuwe product wordt in het pakket ingericht, maar de koppeling met de juiste btw-verwerkingsgroep in de TAT blijft achter. De boekingen blijven dan onverdeeld op de tussenrekening(en) staan. We zoeken in zo’n geval uit welke boekingen zijn gemist en laten die met een script alsnog door de TAT verwerken. “Daarna loopt de tussenrekening weer op nul,” zegt Peter. Hoe eerder zo’n verschil boven water komt, hoe beter. Een onjuiste verdeling kan leiden tot een naheffing of tot geld missen dat je terug mocht vragen.
Welke regels gelden, bepaalt de btw-adviseur van de gemeente. Peter en collega’s vertalen die wensen naar de instellingen in de applicatie. Daarbij kan een gemeente veel voorbereiden, want verdeelregels in de TAT hebben een ingangsdatum. Weet je in het najaar al welke btw-afspraken per 1 januari wijzigen? Dan zet je de nieuwe verdeelregel nu al klaar met 1 januari als ingangsdatum. Facturen vanaf die datum worden dan direct op de nieuwe manier verdeeld, terwijl boekingen over het lopende jaar de huidige regels blijven volgen.
Wat doet Collection Fees?
Collection Fees werkt los van de TAT, maar ook deze tool hoort bij het pakket dat veel gemeenten meekrijgen. “Gemeenten hebben hem vaak wel, maar ze gebruiken hem niet,” zegt Peter.
De tool hoort bij debiteurenbeheer. Wie een gemeentelijke aanslag of factuur te laat betaalt, krijgt eerst een herinnering, daarna een aanmaning en uiteindelijk een dwangbevel. De kosten van de aanmaning en het dwangbevel zijn wettelijk vastgelegd. “Je wilt in je herinnering al laten zien wat de kosten worden als iemand niet tijdig zou betalen”, legt Peter uit. “Dat zet mensen vaak aan tot betalen.” Collection Fees berekent die kosten vooraf, zet ze op de herinnering of aanmaning en boekt de extra kosten automatisch zodra de betaaltermijn is verstreken.
Gemeenten die de tool ongebruikt laten, rekenen de kosten in de praktijk vaak niet door. Of ze houden ze bijvoorbeeld bij in Excel en boeken af en toe een factuur met aanmaningskosten. “Dan gaat het op gevoel, en ben je niet volledig ‘in control’” zegt Peter. Hij wijst vooral op het overzicht en werkgemak dat daarmee verloren gaat. “De kosten zijn wettelijk vastgesteld. Richt je dat goed in in de tool, dan volg je het proces, en ben je ‘in control’ over je debiteuren.
Wat doet de StUF-koppeling?
StUF staat voor Standaard Uitwisseling Formaat. Gemeenten gebruiken die standaard om gegevens uit basisregistraties uit te wisselen tussen applicaties, zoals een BSN, adres en geboortedatum. Veel gemeenten werken er al mee, bijvoorbeeld in hun systeem voor burgerzaken. Met de StUF-koppeling, een aparte extensie, sluit ook Unit4 Financials by Coda daarop aan.
Maakt een gemeente dan een debiteur aan voor een inwoner, dan komen de juiste gegevens direct mee. Voor leveranciers werkt het via de Kamer van Koophandel: je zoekt de leverancier op en neemt met één klik onder meer het KVK-nummer en adres over. Alleen het IBAN haal je van de factuur. “Je hebt in één oogopslag de belangrijkste gegevens klaarstaan om de relatie correct aan te maken”, zegt Peter.
Daarna blijft de koppeling gegevens bijwerken. Verhuist bijvoorbeeld een bedrijf of stopt het, dan wordt dat op de achtergrond aangepast. Bij inwoners werkt het net zo. “Overlijdt iemand, dan wordt dat geregistreerd,” vertelt Peter. “Heb je nog een brief te sturen, dan richt je die beter aan de nabestaanden.” Ook een verhuizing van een persoon wordt geregistreerd. Met andere woorden, een gemeente hoeft dit niet in meerdere systemen met de hand aan te passen. “Dat doet de koppeling voor je.”
Begin bij wat er al staat
Dat organisaties na een paar jaar uit het oog verliezen wat hun pakket kan, ziet Peter vaker. “Bij de implementatie was een bepaald proces op dat moment wellicht niet belangrijk. Soms zijn ook de medewerkers, die destijds mee hebben gewerkt aan de implementatie, niet meer actief betrokken. Na een paar jaar kan zomaar het besef weg zijn dat je nog steeds over deze tools beschikt en deze kunt inrichten en inzetten.” We helpen organisaties om daar opnieuw naar te kijken en om tools als de TAT, Collection Fees en de StUF-koppeling in te richten of bij te werken. op.
