De primaire uitdaging bij het effectief scheiden van baten en lasten is de onvoorspelbare aard van maatschappelijke vraagstukken, die tegelijkertijd extra druk en complexiteit veroorzaken. Denk aan toenemende duurzaamheidsopgaven, waarvan de financiering vaak incidenteel is, terwijl de beheerkosten structureel doorlopen. Daarnaast zorgt digitalisering door continue innovatie voor extra lasten, zoals ICT-onderhoud en privacybescherming. Toch moeten gemeenten binnen de begroting expliciet kunnen aangeven welke baten en lasten incidenteel zijn. Het effectief scheiden van de baten en lasten in het financiële systeem wordt daarmee steeds belangrijker.
In deze blog geven we je daarom praktische tips om baten en lasten effectief te scheiden in Unit4 ERPx!
Aanpassingen om te overwegen in Unit4 ERPx
Binnen Unit4 ERPx bestaat veel ruimte om jouw omgeving aan te passen naar de werkwijze die bij jouw organisatie past. Zo ook voor het creëren van een overzichtelijke scheiding van incidentele en structurele baten en lasten. Hieronder vind je een viertal aanpassingen die je direct kunt doorvoeren voor een beter en duidelijker overzicht:
1. Inrichten van incidenteel versus structureel
Het effectief scheiden van baten en lasten (incidenteel versus structureel) in Unit4 ERPx start bij het duidelijk inrichten van je codering. Overweeg bijvoorbeeld om een extra kenmerk (attribuut) op transactieniveau toe te voegen op de begroting. Een duidelijke codering (dimensie of kenmerk) kan er dan als volgt uitzien:
|
Kenmerk
|
Waarde
|
omschrijving
|
|
STRUCTUREEL_INCIDENTEEL
|
STR
|
Structureel
|
|
STRUCTUREEL_INCIDENTEEL
|
INC
|
Incidenteel
|
Tip: om dit toe te passen In Unit4 ERPx kun je gebruikmaken van een vrije dimensie, gekoppeld aan begrotingsregels.
2. Koppelen aan de meerjarenbegroting en werken met deelprojecten
Voeg je een extra kenmerk toe, zoals in het voorbeeld hierboven? Verwerk dit kenmerk dan ook in de meerjarenraming. Zo kun je direct zien of structurele lasten worden afgedekt met structurele baten. En waar risico’s ontstaan bij afloop van incidentele inkomsten, zoals bij tijdelijke uitkeringen van het rijk.
Bij de begroting kun je per regel aangeven of een post incidenteel of structureel is. Maar bij de realisatie (de financiële boekhouding) heb je dat onderscheid meestal niet automatisch op transactieniveau, tenzij je het expliciet hebt ingericht. Een in de praktijk vaak succesvol gebleken manier om ook tijdens de realisatie inzicht te bewaren is door dit vast te leggen op deelprojecten.
Dit doe je met een aantal stappen:
1. Voeg een kenmerk toe aan het deelprojecttype of sjabloon
Je eigen kenmerken toevoegen kan goed door een veld als “Soort last/bate” te gebruiken, bijvoorbeeld met de waarden:
● Structureel
● Incidenteel
De kenmerken voeg je in Unit4 ERPx toe via ‘rapportage attributen’.
2. Maak het veld verplicht bij aanmaken van een deelproject
Wanneer voor ieder project dezelfde velden gebruikt worden, borg je dat er altijd een keuze wordt gemaakt bij nieuwe projecten. Dit kan met:
● Validatieregels
● Autorisatieprofielen (alleen financiële administratie kan het wijzigen)
3. Zorg dat begrotingsregels gekoppeld zijn aan het deelproject
Door begrotingsregels te koppelen aan het deelproject worden de kenmerken ‘incidenteel’ of ‘structureel’ automatisch meegenomen als metadata.
4. Boek realisatie (verplichtingen, facturen, uren, etc.) altijd op het juiste deelproject
Door consequent te boeken krijg je in de realisatie inzicht op basis van het deelproject-kenmerk. Zelfs als er geen directe codering op de boeking zit.
5. Maak rapportages met filters op ‘incidenteel’ en ‘structureel’
In Unit4 ERPx kun je met rapportages met filters:
● Per programma of kostenplaats filteren op incidenteel versus structureel
● Totalen maken van incidentele baten en lasten per jaar
● Bijhouden of structurele uitgaven niet (per ongeluk) worden gedekt uit incidentele baten
3. Koppel kenmerken ook aan bestuursrapportages en de jaarrekening
Net als bij het verwerken van een kenmerk in de meerjarenraming, loont het ook om deze gelijk te verwerken in bestuursrapportages (BERAP) en de jaarrekening. Binnen de jaarrekening kan je een overzicht opnemen van alle incidentele baten en lasten, zoals ook de toezichthouder dit verlangt.
4. Maak rapportages met filters of aggregaties
Met de rapportagefuncties in Unit4 ERPx kun je gemakkelijk een totaaloverzicht maken van je incidentele baten en lasten. Overweeg een aantal ‘proefrapportages’ te maken, waarmee je tussentijds structurele tekorten of overschotten zichtbaar maakt. Zo kun je ook gelijk de verhouding tussen incidenteel en structureel in zowel de begroting als realisatie monitoren.
Toekomstbestendig effectief blijven scheiden in Unit4 ERPx
Wanneer Unit4 ERPx goed is ingericht, kun je doorgaans een lange tijd verder werken zonder grote aanpassingen. Maar om ook in situaties waarin je meer flexibiliteit nodig hebt effectief te blijven werken, adviseren we om jaarlijks te controleren of al je classificaties nog juist zijn. Daarnaast kun je overwegen een handleiding voor budgethouders op te stellen, omdat in de praktijk vaak blijkt dat er veel fouten worden gemaakt doordat het onderscheid toch niet goed wordt begrepen.
Liever persoonlijk advies over het scheiden van je baten en lasten binnen Unit4 ERPx? Neem gerust contact met ons op voor een kennismaking of toelichting. We denken graag met je mee over een passende aanpak voor jouw organisatie.
