E-facturatie maakt je hele facturatieproces efficiënter.
Dit is wat software-aanbieders je regelmatig vertellen. In de praktijk blijkt de implementatie en de juiste kennis van de software toch een knelpunt voor veel bedrijven. Hierdoor lijkt het realiseren van de ambities om administratieve taken met e-facturatie te automatiseren soms een moeizaam proces. Maar is dit ook echt zo?
Precies daarom gaven Martin de Boer (Solmate) en Herman Overdick (eConnect) op 30 juni een webinar over e-facturatie in Unit4 Financials by CODA. Ze namen de deelnemers mee in de wereld van e-facturatie. Waarom zou je gaan e-factureren? Hoe werkt het? En hoe ziet e-facturatie eruit in Unit4 Financials by CODA, gekoppeld met eConnect?
Waarom e-facturatie?
Europees beleid bepaalt dat (semi-)overheidsinstanties sinds enkele jaren verplicht zijn om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Die verplichting wordt door nationale overheden steeds verder doorgevoerd, zo is e-facturatie sinds 2023 verplicht (bij ieder bedrijf) binnen Spanje, België en Frankrijk. We verwachten dat deze trend zich doorzet en de Nederlandse wet e-facturatie binnenkort ook verplicht stelt.
Dat betekent niet dat e-facturatie enkel een vervelende verplichting is. Integendeel. E-facturatie binnen Unit4 Financials by CODA biedt genoeg voordelen die voor ieder bedrijf interessant zijn:
- Je wordt sneller betaald
- Facturen komen automatisch en foutloos in Unit4 Financials by CODA
- Automatische registratie en verwerking van factuur op regelniveau in de administratie
- Inzicht in de factuurstatus
- Goedkoper dan traditionele factuurverwerking
- Goedkeuring verloopt digitaal
- Geen spookfacturen of dubbele facturen
- Geen tijd kwijt aan verzending
- Facturatie wordt sneller verwerkt
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een bestand in XML-formaat dat voor de mens niet goed leesbaar is, maar door (computer)systemen gemakkelijk gelezen en verwerkt kan worden.
Een van de varianten van XML is UBL. Een UBL (versie 2.1) is een digitale factuur die volgens een standaard XML-formaat is opgebouwd. Dit is een standaard opmaak en bestandsformaat die het mogelijk maakt om digitale facturen eenvoudig in te lezen en te verwerken in een factuur- of boekhoudprogramma.
Een PDF wordt soms onterecht gezien als e-factuur. Dat is niet het geval, een PDF is een voor mensen leesbaar bestand. Je opent het en krijgt alle gegevens netjes opgemaakt te zien.
Hoe stuur of ontvang je een e-factuur?
E-facturen worden uitgewisseld via serviceproviders. Deze kun je vergelijken met de aanbieders van je telefoonabonnement, zoals Vodafone of KPN. Een bekende internationale provider voor e-facturatie is Peppol. Het Peppol-netwerk wordt internationaal steeds meer geaccepteerd als dé standaard netwerkprovider voor het ontvangen en versturen van e-facturen.
Peppol maakt het mogelijk om gemakkelijk facturen uit te wisselen tussen verschillende serviceproviders, zoals eConnect. Dit gebeurt via een zogenaamd 4-corner model, waarbij verzender en ontvanger met elkaar communiceren via hun eigen serviceprovider. Zo gaat een factuur vanaf de verzender naar zijn serviceprovider, naar de serviceprovider van de ontvanger, om uiteindelijk in de systemen van de ontvanger te belanden. Je hoeft dus niet te weten bij welke serviceprovider de ontvanger zit, dit zoekwerk doet je eigen serviceprovider in het Peppol-netwerk.
Inkomende facturen
Uitgaande facturen
Benieuwd naar het webinar over e-facturatie: inkomend en uitgaand met Unit4 Financials by CODA?
Vraag de terugkijklink aan.
Oplossing voor alle inkomende en uitgaande facturen
Om e-facturen te ontvangen in jouw Unit4 Financials software is een aansluiting bij het Peppol-netwerk dus noodzakelijk. Idealiter zijn al je leveranciers ook op het Peppol-netwerk aangesloten, maar in de realiteit verstuurt iedere leverancier facturen op zijn eigen manier. Pdf, of zelfs papieren facturen komen nog steeds binnen. Hoe zorg je ervoor dat je dan alsnog optimaal gebruikmaakt van je software?
Hiervoor is een hybride proces ontwikkeld waarbij alle facturen, ongeacht het bestandstype, in Unit4 Financials by CODA worden verwerkt. Zo kunnen papieren facturen door middel van een scan & herken oplossing worden omgezet naar een e-factuur. Facturen die over de mail in pdf-format binnenkomen, kunnen door herkenningssoftware automatisch worden geconverteerd naar een e-factuur.
Uiteindelijk gaan alle e-facturen langs het portaal van eConnect voor validatie, voordat ze in Unit4 Financials by CODA terechtkomen. Dit validatieproces zorgt er onder andere voor dat je geen spookfacturen of dubbele facturen ontvangt.
Leveranciers herkennen in Unit4 Financials by CODA
Om automatische facturatie soepel te laten verlopen is het belangrijk verschillende leveranciers met behulp van beschikbare data te herkennen. In Unit4 Financials zijn hiervoor een aantal mogelijkheden. Vaak worden de KVK- of OIN-nummers gebruikt. Maar om er zeker van te zijn dat je de juiste leverancier aan de factuur koppelt kun je ook een btw- of (IBAN) bankrekeningnummer toevoegen. Je kunt ter controle ook een combinatie van deze data gebruiken. De volgorde waarop je deze data controleert kan handig zijn als twee leveranciers bijvoorbeeld hetzelfde KVK- of bankrekeningnummer hebben.
E-facturatie in de praktijk
Voor een demo van het e-facturatieproces in Unit4 Financials by CODA, raden we je aan om het webinar terug te kijken, hier geven Herman en Martin een kijkje achter de schermen van e-facturatie binnen het systeem.
Interesse in de whitepaper? Deze download je hier.
Natuurlijk helpen we je ook graag persoonlijk verder met de uitdagingen rondom jouw e-facturatie.
Neem hiervoor contact met ons op.
