Rechtmatigheidsverantwoording: wat betekent dit voor B&W?

Sinds het verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording een verplicht onderdeel van de gemeentelijke jaarrekening. Het doel is simpel: de kwaliteit van de financiële informatievoorziening aan de gemeenteraad verder verhogen. Maar wat betekent dit concreet voor bestuurders? En waar gaat het bij gemeenten vaak nog fout in de praktijk?   

Uit welke verplichtingen bestaat de rechtmatigheidsverantwoording?

Eén ding is zeker: jij bent integraal verantwoordelijk. Als lid van het college van burgemeester en wethouders (B&W) vorm je het dagelijks bestuur van de gemeente. Je legt schriftelijk verantwoording af over de vraag of alle financiële handelingen (baten, lasten en balansmutaties) voldoen aan de wet- en regelgeving. Dit gaat om Europese, landelijke én lokale regels. De focus ligt hierbij op drie pijlers.

1. Begrotingscriterium: zijn alle lasten binnen de begroting gebleven zoals door de gemeenteraad is goedgekeurd? En zijn reservemutaties bijvoorbeeld ook door de raad vastgesteld?
2. Voorwaardencriterium: zijn alle verrichte financiële beheershandelingen in overeenstemming met (externe en interne) wet- en regelgeving? Denk aan juiste aanbestedingsprocedures, correcte subsidieverlening, functiescheiding en rechtmatige vastgoedtransacties.
3. Misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O) criterium: heeft het college voldoende opgetreden naar het voorkomen van onterechte overheidssubsidies of -uitkeringen is verleend of een te laag dan wel geen bedrag aan heffingen aan de gemeente is betaald, ten gevolge van misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving.

Dit zit er in een sluitend verantwoordingsdossier voor de raad

Uiteindelijk voldoe je aan de rechtmatigheidsverantwoording door aan de gemeenteraad een helder en onderbouwd dossier te kunnen overleggen, bestaande uit vier bouwstenen:

1. Normenkader: de spelregels die de raad heeft vastgesteld.
2. Risicoanalyse: de inzichten waar de kwetsbaarheden zitten.
3. Beheersingsmaatregelen: de inrichting van het systeem, proces en de administratie waarin de risico’s beheersbaar zijn gemaakt.
4. Accountantsverklaring: de bevestiging dat de accountant op jouw maatregelen kan steunen.

Verantwoordingsgrens: wel of niet rapporteren?

Een belangrijk onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording is de verantwoordingsgrens. De gemeenteraad stelt hiervoor jaarlijks een percentage vast, tussen 0% en 3% van de totale lasten, dat bepaalt welke fouten en onduidelijkheden moeten worden gerapporteerd. Afwijkingen onder deze grens hoeven niet opgenomen te worden in de verantwoording. Overschrijdingen boven deze grens licht je verplicht toe in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.

Waar gaat het in de praktijk vaak fout bij gemeenten? 

Praktijkervaring leert dat gemeenten vaak pas in de jaarrekeningfase tegen tekortkomingen aanlopen. De oorzaak? Onvoldoende zicht op risico's in de primaire financiële processen, zoals inkoop, subsidieverlening, declaraties, vastgoedtransacties, et cetera. Dit kan er daarbij toe leiden dat de accountant genoodzaakt is om massaal gegevensgerichte controles uit te voeren, met (extra) onvoorziene kosten en vertragingen tot gevolg.

Daarom is het raadzaam om risico’s proactief in kaart te brengen. Dat vraagt om goed georganiseerde interne beheersing. Niet achteraf, maar vooraf. Zodat je er actief op kunt sturen.

Interne beheersing op orde in 4 stappen

Als bestuurslid kun je niet iedere factuur handmatig controleren; gelukkig wordt dat ook niet van je verwacht. Wel moet je kunnen aantonen dat je processen in orde zijn aan de wetgever en accountant. Hiervoor hanteren we bij Solmate vier praktische stappen.

Stap 1: normenkader gemeente opstellen als B&W

Aansturen op het naleven van het normenkader gaat makkelijker met een overzichtelijk dashboard, waarin regels direct gekoppeld zijn aan je financiële processen. Veel dashboards bieden geruime flexibiliteit om deze geheel te personaliseren naar je behoeften en maken samenwerking daarmee ook sneller.

Stap 2: Financiële risico’s in kaart brengen

Weet je waar de kwetsbaarheden in jouw organisatie zitten, dan kun je financiële risico’s onderscheppen aan de voorkant. Onze ERP-consultants analyseren voor diverse organisaties waar risico’s in primaire processen voorkomen, direct vanuit de bron; zoals Unit4 ERPx of CODA.

Stap 3: Beheersmaatregelen inrichten

Op basis van de geïdentificeerde risico’s uit stap twee, kun je beheersmaatregelen treffen. Er zijn drie typen maatregelen waaruit je kunt kiezen, waarbij de rol van de bestuurder net anders is ingericht.

Stap 4: accountantscontrole gemeente

Nadat je de beheersingsmaatregelen hebt getroffen, is het tijd om ze te laten toetsen. Dit doe je door jouw interne controlefunctie (of als je die niet hebt, de externe accountant) de maatregelen te laten beoordelen op opzet, bestaan en werking. Als jouw interne systemen toereikend zijn, blijkt bij de accountant dat er geen of minder tijdrovende steekproeven achteraf nodig zijn.

Regie voeren, niet alles zelf doen

Je kunt alleen aan de rechtmatigheidsverantwoording voldoen als je aantoonbaar de regie hebt gevoerd over de opzet en het bestaan van interne controles. Dat betekent niet dat je alles zelf moet controleren; dat is ondoenlijk en ook niet de bedoeling. Het betekent wel dat je de regie pakt. Je zorgt ervoor dat de organisatie de risico’s afdekt, dat maatregelen werken en dat de accountant daarop kan bouwen. Zo leidt de verantwoording tot een transparant bestuur.

Rechtmatigheidsverantwoording aanpakken? 

Bij Solmate helpen we organisaties graag de stap zetten van 'je verantwoordelijk voelen' naar 'concreet kunnen verantwoorden'. Bijvoorbeeld door het integreren van een normenkader in financiële processen, of met een financiële risicoanalyse. Ben je toe aan verandering en wil je eens sparren over de mogelijkheden? We denken graag met je mee.