Voor veel organisaties is de laatste fase richting de livegang van hun nieuwe ERP-systeem net achter de rug. Andere organisaties stappen dit jaar over naar Unit4 ERP(x). Maar hoe zorg je ervoor dat die livegang soepel verloopt? En hoe voorkom je veelvoorkomende valkuilen?
We gingen erover in gesprek met Solmate-consultants Martin de Boer en Fjona Aalbertsen, die dagelijks organisaties begeleiden bij hun ERP-transitie. Hun belangrijkste lessen en tips lees je hieronder. Of bekijk het volledige gesprek in de video.
Livegang rond 1 januari: wat wij klanten altijd meegeven
Veel organisaties kiezen ervoor om rond het jaareinde (of begin van het nieuwe jaar) live te gaan met hun nieuwe ERP-systeem. Die timing is op het eerste gezicht logisch: met een duidelijke scheidslijn tussen twee boekjaren start je het nieuwe jaar volledig in het nieuwe systeem. Ook voor rapportagedoeleinden is dat aantrekkelijk.
Fjona: “Voor gemeenten en overheden is 1 januari een logische datum. Je sluit het oude systeem af en start fris in het nieuwe. Zo kun je een heel jaar vanuit één bron rapporteren.”
Maar in de praktijk brengt dat moment de nodige uitdagingen met zich mee. Juist in deze periode vallen heel veel zaken samen. Je kunt spreken over het piekpunt van de werkzaamheden. “Dit moeten we goed plannen om overal onze aandacht aan te kunnen geven.”
Martin: “Dezelfde mensen die de datamigratie doen, zijn ook bezig met de jaarrekening in het oude systeem. Daardoor moet er veel tegelijk gebeuren met een beperkt team. De druk is enorm. Ook bij ons, want iedereen wil tegelijk live.”
Daarbovenop kunnen ook technische issues ontstaan, zoals verkeerd ingestelde autorisaties.
Fjona: “Als rollen en rechten niet goed staan, kunnen mensen ineens dingen niet meer die ze eerst wel konden. Je voorkomt dat niet voor de volle honderd procent, maar je kunt wel vooraf inschatten waar je extra ondersteuning nodig hebt.”
De 3 meest voorkomende valkuilen bij ERP-livegang
Ongeacht wanneer je live wilt met je nieuwe ERP-systeem, zijn er altijd risico’s om rekening mee te houden. Fjona en Martin delen welke valkuilen zij in de praktijk het vaakst zien, en geven tips om hier slim op te anticiperen.
Valkuil 1: verandermanagement te laat opstarten
ERP-implementaties zijn meer dan een systeemvervanging. Ze brengen verandering in processen en werkwijze. En daar moet je mensen op voorbereiden.
Martin: “Als je in oktober nog moet starten met verandermanagement voor een livegang in december, ben je eigenlijk te laat. Dat had in april of mei al moeten beginnen.”
Gebrek aan tijdige communicatie leidt tot frustratie.
“We horen dan achteraf: ‘Dit wist ik niet’, of ‘Waarom moet ik ineens iets anders doen?’ Dit soort reacties voorkom je door structureel te communiceren over wat er verandert.”
Fjona: “Een feestelijk moment helpt ook. We hebben livegangen begeleid waarbij het écht werd gevierd: met taart en een gezamenlijke aftrap. Dat motiveert mensen en geeft erkenning voor hun inzet.”
Praktijktip: inlooploket
Een goed voorbeeld komt uit de praktijk: een gemeente richtte na livegang een fysiek of digitaal inlooploket in. Medewerkers konden daar met hun laptop terecht bij een Solmate collega die direct hielp bij vragen.
Valkuil 2: alleen de 'happy flow’ testen
Veel organisaties testen alleen standaardscenario’s. Maar juist de uitzonderingen veroorzaken na livegang de meeste problemen.
Martin: “Een verlegde btw-factuur. Een creditnota. Een verplichting met een afwijkende goedkeuringsroute. Dat soort zaken veroorzaken verstoringen als je ze niet test.”
Fjona: “Het testen van uitzonderingen is niet alleen technisch belangrijk, het helpt gebruikers ook om het systeem echt te leren begrijpen.”
Toch blijkt het opstellen van goede testscripts vaak lastig.
Martin: “Wij leveren standaard testscripts aan, maar de organisatie moet die aanvullen met eigen processen. Dat is geen dagelijkse kost voor ze, dus dat schiet er nog wel eens bij in. Een testcoördinator aanstellen helpt enorm.”
Valkuil 3: ontbreken van heldere werkinstructies
Een veelgemaakte fout is om te veel te vertrouwen op de systeemtrainingen, terwijl de praktische vertaling naar het werkproces ontbreekt.
Unit4 levert standaard beschrijvingen van de werkprocessen aan, maar om daar echt handige werkinstructies van te kunnen maken dienen de organisaties deze nog aan te vullen of op te splitsen zodat de instructies ook echt aansluiten en werkbaar zijn voor de eindgebruikers. Het is belangrijk om stil te staan bij de praktische vertaling van de (nieuwe) processen.
Martin: “Stel dat iemand een bankafschrift moet verwerken. Dan moet er een helder stappenplan liggen. Anders loop je alsnog vast, ook al ken je het systeem technisch gezien goed.”
Fjona: “Vanaf de verificatiesessie nemen we klanten mee. Key users krijgen diepgaande training en kunnen later hun collega’s zelf opleiden. Wij zorgen voor technische documentatie. De klant maakt de werkinstructies, afgestemd op hun eigen processen.”
Praktijktip: inlooploket
In het inkoopproces zijn er veel verschillende gebruikers die aan de knoppen zitten. Van budgethouders die wellicht heel sporadisch een inkoopaanvraag aanmaken in ERPx tot financiële medewerkers die dagelijks gebruik maken van het systeem. Zorg voor werkinstructies die passen bij de verschillende functies en verantwoordelijkheden en vul de instructies aan met organisatie eigen tips en tricks.
3 veelgestelde vragen
Van dag tot dag begeleiden Fjona en Martin verschillende soorten organisaties bij het overstappen naar Unit4 ERP(x). Bij vrijwel ieder project krijgen zij, ongeacht het type organisatie, veelal dezelfde vragen met betrekking tot de livegang.Hieronder beantwoorden we de drie veelgestelde vragen.
Hoe zorg ik ervoor dat iedereen de juiste rollen en rechten heeft?
Fjona: “In de eerste twee maanden na livegang zijn we intensief betrokken. Als mensen iets niet kunnen uitvoeren door ontbrekende rechten, lossen we dat snel op. Daarna bouwen we die ondersteuning af.”
In het begin houd je het laagdrempelig: directe hulp, snel schakelen. Daarna groeit het beheerproces richting een gestructureerde lijn via functioneel beheer.
“Zorg dat applicatiebeheer en functioneel beheer goed samenwerken. Alleen zo behoud je als organisatie grip op wie wat mag doen in het systeem.”
Hoe vind ik gemakkelijk informatie terug in het nieuwe systeem?
Gebruikers hebben soms moeite om rapportages, openstaande taken of ingevoerde gegevens terug te vinden. Zeker als ze toegang hebben tot meerdere modules.
Fjona: “Het systeem is breed. Als je verplichtingen én verkoop én grootboek doet, moet je goed weten waar je moet zijn. We helpen gebruikers dan om de juiste paden te vinden via dashboards, zoekfuncties en filters, waardoor ze niet tegen een overload aan keuzes en informatie aanlopen.”
Hoe weet ik of mijn workflows goed zijn ingericht?
In de praktijk blijken workflows na livegang vaak nog niet optimaal.
Martin: “Dat is heel normaal. Tijdens testen werk je meestal per afdeling. De samenwerking tussen afdelingen zie je pas echt als je live bent.”
Fjona: “De eerste weken na livegang zijn perfect om knelpunten in workflows te ontdekken en aan te pakken. Denk aan goedkeuringen die bij de verkeerde persoon terechtkomen of uitzonderingen die niet zijn afgevangen.”
Martin: “Livegang is geen eindpunt. Het systeem is flexibel genoeg om later nog aanpassingen te doen. Optimaliseren hoort erbij.”
Bonustip: werk met een draaiboek
Een punt dat vaak wordt onderschat: het belang van een goed draaiboek richting de livegang.
Martin: “Plan ruim op tijd wanneer je bijvoorbeeld de laatste facturen boekt, of wanneer de datamigratie start. Zet daarin ook tot wanneer je nieuwe debiteuren of rekeningen mag aanmaken. En communiceer vakanties en deadlines op tijd, zeker richting de kerstperiode.”
Ondersteuning bij jouw ERP-implementatie
Benieuwd hoe Solmate jouw organisatie kan ondersteunen bij de implementatie of migratie naar Unit4 ERP(x)? Of wil je sparren over hoe je een livegang aanpakt richting het jaareinde?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Meer inspiratie en kennis
Gerelateerde blogs
