Wil je meer uit Unit4 Financials by Coda halen dan standaard mogelijk is? Of zoek je een plek voor informatie waar de bestaande velden geen ruimte voor bieden? Generiek opvragen, flexvelden en de customizer geven je die ruimte.
Richard Pieters werkt bijna 21 jaar bij Solmate als functioneel en technisch consultant voor Unit4 Financials by Coda. We spraken met hem over wat deze drie onderdelen je opleveren, waar de grenzen liggen en hoe ze elkaar versterken.
Generiek opvragen: direct inzicht in je data
“Met generiek opvragen benader je rechtstreeks de tabellen in de database”, legt Richard uit. “Zo haal je informatie uit het systeem die je functioneel normaal niet tot je beschikking hebt.” Denk aan crediteurenkaarten, debiteurenkaarten, grootboekoverzichten en andere stamgegevens die je wilt uitlezen. Ook eenvoudige rapporten maak je ermee.
Van externe tooling naar de applicatie zelf
Om die informatie uit het systeem te halen, waren organisaties vroeger vaak aangewezen op externe tooling, zoals Business Objects, Cognos of Power BI. “In het begin leverde Coda, inmiddels Unit4, zelfs een standaard Cognos-cube mee om die data te ontsluiten, omdat ze het zelf niet konden”, vertelt Richard. Dat je dit nu binnen de applicatie zelf regelt, ziet hij dan ook als een stap vooruit.
Die externe tools zijn wel geavanceerder. “Je werkt er met filters en subtotalen.” Rapporten via generiek opvragen zijn plat: regels met informatie, zonder sommen, uitlijning of subtotalen. Voor Richard is dat geen bezwaar. “Het hoeft niet altijd fancy te zijn, met mooie dashboards. Voor relevante stuurinformatie is het heel geschikt.”
Bevoegdheden goed inrichten
Er is wel een belangrijk aandachtspunt. In Financials by Coda bepalen bevoegdheden welke gegevens een gebruiker mag zien. Generiek opvragen houdt zich daar niet automatisch aan. “Tref je daar geen maatregelen op, dan kan iedereen alles van alle bedrijven zien”, waarschuwt Richard.
Dat los je op met rollen. Per rapport koppel je een rol en aan die rol koppel je gebruikers. Alleen wie de rol heeft, kan het rapport uitlezen. “Heb je de rol niet, dan krijg je een lege set terug.” Daarnaast stel je bijvoorbeeld een beperking op bedrijfscode in. Je ziet dan alleen de gegevens van het bedrijf waarop je bent ingelogd. Heb je geen rechten op bedrijf B, dan blijven de gegevens van bedrijf B ook afgeschermd.
Stuurinformatie automatisch in je mailbox
Met de bevoegdheden op orde raadt Richard aan er veel gebruik van te maken. “Je voorziet je organisatie snel en makkelijk van relevante informatie”, zegt hij. Daarbij gaat hij nog een stap verder dan losse rapporten.
Rapporten kun je namelijk ook inplannen. Een vast overzicht gaat dan bijvoorbeeld elke ochtend per mail naar een beheerder of naar de debiteuren- of crediteurenafdeling. Dat scheelt gebruikers tijd. “Normaal duiken ze er zelf in en zoeken ze het uit. Met een aantal standaardrapporten in de mail kijken ze alleen nog naar de uitzonderingen. Daar gaan ze mee aan de slag.”
De customizer: schermen inrichten naar jouw werkwijze
Waar generiek opvragen informatie ontsluit, bepaal je met de customizer hoe die informatie op het scherm verschijnt. Je wijzigt de volgorde van velden, verplaatst ze of verbergt wat een gebruiker niet hoeft te zien.
In de eerste webversies van Coda was dat geen overbodige luxe. “De schermen waren toen behoorlijk willekeurig opgebouwd”, vertelt Richard. Inmiddels zijn ze gestructureerder, maar bij rekeningoverzichten met veel informatie blijft de customizer van waarde. “Standaard staat daar alles onder elkaar, terwijl je adres- en bankgegevens liever naast elkaar ziet.” Met een paar aanpassingen verandert zo’n lange lijst in een overzicht dat meer wegheeft van een dashboard.
Slepen, opslaan, klaar
De customizer wordt standaard meegeleverd en werkt met drag-and-drop. “Je pakt een veld, sleept het naar een andere plek, slaat het op en opent de applicatie. Het veld staat dan op de nieuwe plek.” Een functioneel beheerder kan dit zelf doen.
Richard heeft wel een praktische tip: let op bij het klikken. “Klik je net verkeerd of dubbel, dan maakt hij soms een kopie van een veld. Je kunt altijd terug. Maar heb je het al opgeslagen, dan zie je het veld ineens dubbel staan.”
Flexvelden: ruimte voor je eigen informatie
Soms gaat het niet om de plek van een veld, maar om informatie waar nog geen veld voor bestaat. Organisaties gebruikten daar vroeger adres- of bankvelden voor. “En soms had je te weinig velden”, vertelt Richard. “Dan moest je heel creatief zijn.”
Flexvelden bieden die ruimte wel. Je voegt er onbeperkt extra velden mee toe aan bestaande stamgegevens, in verschillende vormen:
- vrije tekst;
- keuzelijsten;
- getallen;
- datumvelden.
Vooral keuzelijsten zijn handig: de gebruiker kiest een vaste waarde, in plaats van iets in te typen dat later weer overschreven kan worden. Ook boekingen verrijk je met flexvelden. Denk aan journaalposten en verkoopfacturen met aanvullende informatie.
Richard noemt flexvelden “een zegen en een vloek”. “Je kunt alles in flexvelden stoppen, maar denk goed na over nut en noodzaak. Het is leuk om de verjaardag van je kleinkind vast te leggen, maar is het relevant voor de organisatie?”
Drie onderdelen die samenwerken
De drie onderdelen werken het best samen. Met flexvelden leg je extra informatie vast. Met de customizer zet je die velden op de juiste plek in het scherm, zodat gebruikers ze makkelijk invullen. Velden die alleen voor de beheerder bedoeld zijn, verberg je voor de gebruiker.
Generiek opvragen maakt het geheel vervolgens zichtbaar. “Je legt koppelingen tussen de flexvelden en de boekingen, of tussen de flexvelden en de stamgegevens”, legt Richard uit. “Zo toon je die informatie ook in je overzichten. En dan wordt het heel interessant.”
Hij geeft een voorbeeld uit de verzekeringswereld. Bij een polis wil je onder meer vastleggen wie de tussenpersoon, de polishouder, de verzekerde en de verzekeringnemer zijn, wat de ingangs- en einddatum is en welke producten aan de polis hangen. Die gegevens koppel je met flexvelden aan een stambestand polis, waarna ze in al je overzichten terugkomen.
Meer mogelijk dan standaard
Kortom: “Er is meer mogelijk dan met de standaardapplicatie. Wees je daarvan bewust en wees nieuwsgierig. Ga gewoon puzzelen.”
Wil je weten wat generiek opvragen, flexvelden en de customizer voor jouw organisatie kunnen betekenen? We helpenje graag verder.
