De testfase is een onmisbare stap voor iedere ERP-implementatie. Testen helpt je bij het optimaal inrichten van werkprocessen. Minstens zo belangrijk is dat je fouten ruim voor livegang ontdekt en oplost. Het principe is eenvoudig: nu oplossen, zodat je er later geen last van hebt. Maar de testfase goed structureren vraagt meer. Hoe pak je dat aan?
We spraken met Petra Kroos-Kerpershoek. Zij werkt inmiddels drie jaar bij Solmate als consultant en testcoördinator. Petra vertelt hoe zij structuur aanbrengt in de testfase, en hoe ze als testcoördinator projectteams en gebruikers ontlast. Liever lezen? Hieronder vind je het gesprek met Petra.
Wat komt er kijken bij een testfase?
“Testen is een ruim begrip. Gebruikers voeren hun huidige werkproces uit in het nieuwe systeem, bijvoorbeeld Unit4 Financials by Coda. Daarbij kijken ze of de omgeving voldoet aan de eisen en wensen. De vraag is steeds: kunnen wij onze werkzaamheden uitvoeren in Coda?”
Je kunt een testfase verder opsplitsen in deze onderdelen:
- Testplan: hierin staat wat we testen, het doel, de verwachte resultaten en de criteria. Ook staat erin wat er vooraf geregeld moet zijn: een omgeving die klaarstaat, testers die benaderd zijn en ruimtes voor de trainingen en het testen zelf.
- Controleoverzicht: voordat het testen kan beginnen, stelt de testcoördinator een controleoverzicht op. Daarmee controleert ze of alles klaarstaat om te kunnen testen.
- Trainingen: Coda kan voor gebruikers een heel nieuw product zijn. Dan hebben ze een basistraining nodig voordat ze kunnen testen. Solmate faciliteert deze trainingen met een gespecialiseerde collega.
- Testscripts: Petra bespreekt met de gebruikers of er al testscripts zijn. Zo niet, dan werkt ze die uit. Een testscript beschrijft welke stappen je doorloopt om een bepaald proces te testen.
- Functionele tests: voordat gebruikers aan de slag gaan, test Solmate de werkprocessen zelf. Zo halen we veel fouten eruit voordat het projectteam begint met testen.
- Gebruikersacceptatietesten (GAT): gebruikers testen of Coda of ERP voldoet aan hun eisen en wensen. Eerst zijn de key users aan de beurt: de hoofdgebruikers met de meeste kennis van Coda, met wie Solmate in een eerdere fase het systeem samen heeft doorgespit. Daarna volgen de eindgebruikers.
- Bevindingenoverzicht: tijdens de gebruikerstesten komen soms toch nog fouten naar voren. Die noemen we ‘bevindingen’. In het bevindingenoverzicht leggen we per bevinding vast wie er heeft getest, wat de bevinding is en wat de status ervan is.
- Bevindingen oplossen: gebruikers sturen hun bevindingen naar een bevindingenmailbox, inclusief screenprint. Zo zien we precies waar het zit. Alle bevindingen komen in het bevindingenoverzicht. De testcoördinator houdt daar overzicht op en wijst de juiste persoon toe om de bevinding op te lossen. Daarna controleert de gebruiker opnieuw of de flow klopt. Meestal gebeurt dat tussendoor, soms plannen we er een nieuw testmoment voor.
“Tijdens het testen lossen we ook de bevindingen op. Dat coördineer je dus tegelijkertijd.” Hoe lang het geheel duurt, verschilt per project en per klant. “Als alles soepel verloopt, ben ik ongeveer vier maanden bezig.”
Hoe ziet een testdag eruit?
Ieder project ziet er net anders uit, maar een testdag volgt meestal dezelfde opbouw. “Ik begin met een kleine dagstart en leg uit wat er getest moet worden. We nemen de testscripts met werkbeschrijvingen door. Daarna gaan de gebruikers testen en halen we de bevindingen op.”
Die bevindingen leggen we vast in DevOps of in een Excel-document. Daarna wijzen we iedere bevinding toe aan de persoon die hem kan oplossen. Kleine bevindingen lossen we tijdens het testen direct op. Dat doet de testcoördinator, de key user of de consultant.
Hoeveel testdagen een project nodig heeft, hangt af van hoeveel er binnen een applicatie getest moet worden. “We proberen altijd een paar weken achter elkaar te testen. Dat kan vier weken zijn, maar ook zes.”
Wat doet een testcoördinator?
“Als testcoördinator heb je verschillende functies. Je schrijft het testplan en je weet welke testen gebruikers gaan doen. Daarvoor maak je testcases. Soms bestaan die al bij de klant, soms maak ik ze zelf.” In het testplan legt Petra ook de testcriteria vast. Daarin staat waaraan moet worden voldaan om te kunnen beginnen met testen en om na afloop akkoord te geven op de testperiode. Samen met het projectteam plant Petra wanneer de gebruikersacceptatietesten plaatsvinden. Welke mensen gaan testen, en in welke volgorde? Worden alle processen geraakt? Welke ruimtes zijn beschikbaar en moeten worden gereserveerd? “Dat is het voorwerk. Het uitwerken doe ik zelf, maar altijd in overleg met de klant.”
Tijdens en na de testperiode legt Petra de bevindingen vast. Ze zorgt ervoor dat die direct of zo snel mogelijk worden opgelost en bewaakt de voortgang. Op basis van de testcriteria wordt bepaald of er akkoord komt op de gebruikersacceptatietesten, en of de stap naar livegang gezet kan worden.
Tijdens het testen heeft Petra dagelijks contact met het projectteam. In de andere fases is er wekelijks contact met updates en zijn er vaste evaluatiemomenten. Daarnaast brengt ze elke week een rapport uit bij het projectteam. “Zo houden we samen bij wat de voortgang is.”
Wat is een Happy Flow?
“Een Happy Flow wil zeggen dat je een werkproces, bijvoorbeeld een betaalproces, van begin tot eind kunt doorlopen zonder fouten tegen te komen. Kom je nog wel een fout tegen, dan heb je een bevinding.” De Happy Flow is daarmee het einddoel van iedere test. “Die moet echt van begin tot eind goed zijn.”
Wanneer is Coda klaar voor livegang?
Aan het einde van de gebruikersacceptatietesten komt Petra tot een vrijgaveadvies. “Daarin staan de voorwaarden en criteria waaraan de omgeving moet voldoen om tot een positief advies te komen. Een positief advies betekent dat er groen licht is voor livegang.”
Voordat het zover is, kijkt Petra nog een laatste keer of de bevindingen voldoen aan de acceptatiecriteria. Urgente bevindingen moeten zijn opgelost voordat de stap naar livegang gezet kan worden. De overige bevindingen moeten binnen een bepaalde marge blijven. Pas dan wordt er akkoord gegeven op de gebruikersacceptatietesten en kan Coda live.
Wat levert een gestructureerde testfase op?
“Je wilt voor livegang zeker weten dat alles goed werkt en dat alle fouten eruit zijn. Met testen zorg je daar gestructureerd voor. Je voorkomt ook dat je punten overslaat. Binnen een vaste periode loop je alles stap voor stap door, zodat de doorlooptijd doorgaat.”
Zonder die structuur is het risico dat er dingen gemist worden. “Dan kan je livegang worden uitgesteld, of helemaal niet doorgaan. Of erger: pas na livegang komen alle fouten naar boven. Dan moet je weer terug naar de tekentafel.”
Waarom kiezen voor een testcoördinator?
Petra’s advies aan organisaties die een implementatie voorbereiden: “Als je een goede testperiode wilt die gestructureerd is van het begin tot livegang, zou ik zeker voor een testcoördinator kiezen. Die neemt veel werk uit handen van gebruikers. Zij zitten vaak al volgeboekt met hun eigen werk. De testcoördinator zorgt voor structuur en een stappenplan. Dat geeft de klant rust, en de kans op fouten richting livegang neemt af.”
Extra ondersteuning nodig bij jouw testfase?
Bij Solmate begeleiden we de testfase van testplan tot vrijgaveadvies. Ben je benieuwd wat een testcoördinator zoals Petra voor jouw implementatie kan betekenen? We denken graag met je mee.
